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Änderungen in der Arbeitnehmerdokumentation seit 2019

Magdalena PRAJSNAR
HR&Payroll Senior bei RSM Poland

Am 1. Januar 2019 traten viele Änderungen der Arbeitsrechtsvorschriften in Kraft, die überwiegend die Grundsätze der Führung und Aufbewahrung der Arbeitnehmerdokumentation sowie ihre Form betreffen. Modifiziert wurde auch der Umfang der aufbewahrten Unterlagen. Ist das eine Änderung zum Besseren?

Umfang der Arbeitnehmerdokumentation

Gemäß der Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik sind die Arbeitgeber seit 1. Januar 2019 verpflichtet, die Arbeitnehmerdokumentation für jeden Arbeitnehmer separat zu führen. Als Bestandteile solch einer Dokumentation gelten:

  1. Personalakte des Arbeitnehmers,
  2. mit der Arbeitszeiterfassung zusammenhängende Unterlagen,
  3. Unterlagen bezüglich Beantragung und Inanspruchnahme des Erholungsurlaubs,
  4. Lohnzettel,
  5. Karte für Erfassung der Zuteilung von Arbeitskleidung und -schuhen sowie der individuellen Schutzmittel.

 

Im Rahmen des ersten Hauptteiles der Arbeitnehmerdokumentation, d.h. der Personalakte betrifft die wesentliche Änderung die Beschreibung der in den Mappen aufbewahrten Unterlagen. Eine selbstverständliche Bequemlichkeit ist die Möglichkeit, die Teile A, B und C der Personalakte weiter zu unterteilen. Beispielsweise kann man den Teil B der Akte thematisch in Teil B1 und B2 unterteilen. Im Teil B1 werden die Arbeitsverträge des jeweiligen Arbeitnehmers samt Nachträgen und im Teil B2 Atteste und Nachweise der Teilnahme an periodischen Schulungen über Arbeitssicherheit und -hygiene (BHP) aufbewahrt.

Solch eine Gliederung kann die Suche nach bestimmten Unterlagen und z.B. ihr Kopieren je nach Bedarf deutlich beschleunigen.

Durch die Einführung des neuen Teils D, wo die Unterlagen in Zusammenhang mit der Übernahme durch den Arbeitnehmer der Ordnungshaftung bzw. der Haftung aufgrund der separaten Vorschriften aufzubewahren sind, wurde das Problem der Entfernung der Ordnungsstrafen aus der Personalakte endlich gelöst. In diesem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Unterlagen im Teil D zusammenzustellen und ihnen entsprechend die Nummern D1, D2 und folgende zuzuordnen.

Solch eine Lösung hat zur Folge, dass die Pflicht zur erneuten Beschreibung der Akte sowie Änderung der Nummerierung der Unterlagen aus den Mappen nach der Berücksichtigung der Ordnungsstrafe nicht mehr besteht.

Eine weitere Änderung, mit welcher die Personalverwaltung seit 1. Januar 2019 rechnen muss, ist die bestimmte, vor dem Gesetzgeber vorgesehene Vorgehensweise mit der Personalakte im Falle der erneuten Beschäftigung des jeweiligen Arbeitnehmers bei dem jeweiligen Arbeitgeber. Gemäß dem neuen Art. 945 des Arbeitsgesetzbuches setzten die Personalabteilungen die Führung der bisherigen Arbeitnehmerdokumentation fort, vorausgesetzt dass die erneute Beschäftigung in demjenigen Zeitraum erfolgte, in welchem die Arbeitsstätte zur weiteren Aufbewahrung der Dokumentation des jeweiligen Arbeitnehmers verpflichtet ist. Der Beschäftigte braucht also diejenigen Unterlagen, die sich bereits bei dem Arbeitgeber befinden, nicht wieder einzureichen. Reichte er zuvor die Kopien der Arbeitszeugnisse und des Schulzeugnisses ein, braucht er sie nicht mehr vorzulegen. Die Dauer der Berufstätigkeit für Zwecke des Erholungsurlaubs wird aufgrund der durch den Arbeitgeber bereits besessenen Unterlagen berechnet.

Zu den Personaldaten, die der Arbeitgeber von der bereits beschäftigten Person verlangen kann, wurde in dem Arbeitsgesetzbuch die Bankkontonummer hinzugefügt. Seit 22. Januar 2019 müssen die Arbeitnehmer, die bisher ihren Lohn bzw. Gehalt bar erhielten, über die Notwendigkeit der Verfügung über die Bankkontonummer von dem Arbeitgeber benachrichtigt werden. Möchte der Arbeitnehmer seinen Lohn bzw. Gehalt weiterhin bar erhalten, soll er bei dem Arbeitgeber innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt der vorgenannten Benachrichtigung den schriftlichen Antrag auf Auszahlung des Entgelts zu eigenen Händen stellen.

Seit 1. Januar 2019 hat der Arbeitgeber solch einen Antrag samt den Unterlagen bezüglich der Entgeltauszahlung aufzubewahren.

In dem Teil, der die Arbeitszeit betrifft, wurden die Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Zettel zur Zeiterfassung, deren Inhalt in der Verordnung genau bestimmt wurde, sowie sämtliche Anträge und Erklärungen über Arbeitszeit, wie z.B. Zustimmungen der Eltern zur Überstundenarbeit oder Zustimmungen zur Entsendung aufzubewahren.

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Methoden der Aufbewahrung der Arbeitnehmerdokumentation

Gemäß den neuen Vorschriften kann jeder der vorgenannten Teile der Arbeitnehmerdokumentation unabhängig voneinander in zwei Formen aufbewahrt werden: wie bisher in der Papierform oder elektronisch. Das heißt, dass der Arbeitgeber kann beschließen, dass er elektronisch die Dokumentation über Erholungsurlaube aufbewahren wird und alle anderen Teile der Dokumentation kann er weiter in der Papierform lassen.      

Jede Änderung der Form, in welcher die Dokumentation geführt wird, verpflichtet zu bestimmten Handlungen:

  1. Änderung der Führungsform von Papier auf elektronische Form – bedarf des Scannens jeder Unterlage, ihrer entsprechenden Bezeichnung (die dann die bestimmte Unterlage bei dem jeweiligen Arbeitgeber finden lässt) und anschließend ihres Versehens mit der qualifizierten elektronischen Signatur bzw. mit dem digitalen Stempel.
  2. Änderung der Führungsform von elektronischer Form auf Papierform – bedarf des Druckens jeder Unterlage und ihrer Unterzeichnung durch die dazu ermächtigte Person.

 

Die Entscheidung über die Form der Aufbewahrung von Arbeitnehmerdokumentation ist nicht aufgezwungen und zum Glück abwendbar. Entscheidet sich der Arbeitgeber nach einem Jahr der elektronischen Führung der  Arbeitnehmerdokumentation jedoch für die Papierform, kann er die Art und Weise der Aufbewahrung dieser Dokumentation zu jeder Zeit ändern. Dann hat er die Pflicht, alle (aktuellen und ehemaligen) Arbeitnehmer über diese Änderung sowie über die Möglichkeit zu benachrichtigen, die Arbeitnehmerdokumentation, in Bezug auf welche der Arbeitgeber die Änderung der Führungsform beschloss, innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Benachrichtigung entgegenzunehmen.

Aufbewahrungsfrist von Arbeitnehmerdokumentation

Eine weitere wichtige Änderung des Arbeitsgesetzbuches, die am 1. Januar 2019 in Kraft trat, beruht auf der Änderung der Aufbewahrungsfrist von Arbeitnehmerdokumentation. Der Gesetzgeber machte diesen Zeitraum grundsätzlich von dem Einstellungsdatum der Arbeitnehmer abhängig, die in 3 Gruppen eingeteilt wurden:

  1. Die vor 1. Januar 1999 eingestellten Arbeitnehmer – ihre Dokumentation ist weiterhin 50 Jahre nach Vertragsauflösung aufzubewahren.
  2. Die zwischen 1. Januar 1999 und 31. Dezember 2018 eingestellten Arbeitnehmer – ihre Dokumentation ist 10 Jahre bzw. weiterhin 50 Jahre aufzubewahren.
  3. Die seit 1. Januar 2019 eingestellten Arbeitnehmer – die Arbeitnehmerdokumentation ist 10 Jahre aufzubewahren.

 

Im Falle der zweitgenannten Arbeitnehmergruppe hängt dieser Zeitraum von der Entscheidung des Arbeitgebers ab, der beim Treffen der Entscheidung über Anwendung der verkürzten Aufbewahrungsfrist von Unterlagen verpflichtet ist, bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) den Vordruck OWS (d.h. Erklärung über Absicht der Übermittlung von Berichten für diese Arbeitnehmergruppe) und anschließend die Namensberichte RIA einzureichen, welche die Einreichung der Papiervordrucke Rp-7, d.h. der Bescheinigung über Beschäftigung und Entgelt für die gesamte Beschäftigungsdauer des Arbeitnehmers bzw. Auftragnehmers ersetzen sollen.

Infolge dieser Änderungen wurde der Arbeitgeber dazu verpflichtet, jedem ehemaligen Arbeitnehmer die zusätzliche Information samt dem Arbeitszeugnis auszuhändigen. Dies gilt auch für die aktuell beschäftigten Arbeitnehmer, falls sich der Arbeitgeber für Kürzung der Aufbewahrungsfrist von Personalakten entscheidet. Solch eine Information soll die Benachrichtigung über Aufbewahrungsfrist von Personalmappen, Möglichkeit ihrer Entgegennahme nach Ablauf der obligatorischen Aufbewahrungsfrist der Akte sowie über geltende Frist für Vernichtung der Unterlagen enthalten, falls sie von dem Arbeitnehmer innerhalb der genannten Frist nicht entgegengenommen werden.

Viele von den beschriebenen Änderungen sind meiner Meinung nach die Änderungen zum Besseren. Die Arbeitgeber können die Unterlagen in jedem Teil der Personalakte auf solch eine Weise aufzubewahren, die ihr schnelles Wiederfinden ermöglicht. Man braucht die Akte nicht mehr zu modifizieren, falls aus der Mappe des jeweiligen Arbeitnehmers die schriftliche Abmahnung bzw. Ermahnung entfernt wird.

Die Unternehmen können die Arbeitnehmerdokumentation auf solch eine Weise aufbewahren, die für sie zu jeweiligem Zeitpunkt bequem ist, d.h. in elektronischer Form oder in Papierform. Die Änderungen der Führungsform von Arbeitnehmerdokumentation werden bestimmt weniger belastend für kleine und mittlere Arbeitgeber mit wenigen Arbeitnehmern sein. Sie werden schwieriger sein für Großunternehmen, die hunderte oder mehr Personen beschäftigen. Die Digitalisierung der Unterlagen in solchen Unternehmen kann viel Zeit und Geld in Anspruch nehmen.

Jedoch können gerade die großen Arbeitgeber an diesen Änderungen am meisten gewinnen - sie können die mit der Aufbewahrung der Papierdokumentation zusammenhängenden Kosten reduzieren sowie die erforderliche, zu analysierende Unterlage des jeweiligen Arbeitnehmers ungeachtet seiner Beschäftigungsdauer einfach und schnell wiederfinden. Dadurch sinkt auch das Risiko für Verlieren bzw. Vernichtung der Unterlage infolge des Brands bzw. der Überschwemmung.

Ein Wermutstropfen können aber die Änderungen der Aufbewahrungsfrist der Dokumentation über Arbeitszeiterfassung sein. Bis 31. Dezember 2018 hatte der Arbeitgeber die Zettel zur Zeiterfassung 3 Jahre, d.h. bis zur Verjährung der Ansprüche aufzubewahren. Jetzt verlängerte sich dieser Zeitraum deutlich.

Erweisen sich die in dem Arbeitsrecht eingeführten Änderungen als Änderungen zum Besseren? Wie immer muss sich jeder Arbeitgeber davon selbst überzeugen.

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