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Zahlungsaufforderung vs. Umsatzsteuer

Adam KOŁODZIEJCZYK
Steuerberater, Junior Tax Manager bei RSM Poland

In der letzten Zeit stellen unsere Mandanten immer mehr Fragen zu einer ordnungsgemäßen umsatzsteuerlichen Abrechnung von verschiedenen Zahlungsaufforderungen in Bezug auf Vertragsstrafen und Vertragszinsen. Solche Aufforderungen können beispielsweise dann ausgestellt werden, wenn die Geschäftspartner über ihren Zahlungsverzug benachrichtigt werden müssen. Die Zahlungsaufforderungen ausstellenden Subjekte, welche die Gebühren für ihre Ausstellung berechnen, rechnen dafür auch die Umsatzsteuer ab, indem sie diese in einer Rechnung ausweisen. Ist das richtig? Solche Situationen kommen immer häufiger vor, deswegen möchte ich kurz erläutern, wie die Zahlungsaufforderungen umsatzsteuerlich abzurechnen sind.

Ein Zahlungsaufforderungen ausstellendes Subjekt möchte aber sicherlich dabei fragen, worum es eigentlich geht. „Ich übe doch eine Geschäftstätigkeit aus, die der Umsatzsteuer unterliegt, warum also dürfte ich solch eine Leistung mit der Umsatzsteuer nicht besteuern? Ist die Ausstellung einer Zahlungsaufforderung an meinen Geschäftspartner, der z. B. bei mir ein Auto geleast hat, keine (steuerpflichtige!) Leistung im Rahmen des Unternehmens?“

Natürlich sind es Leistungen im Rahmen des Unternehmens, aber in Bezug auf die Umsatzsteuer ist das nicht ausreichend, um sie als steuerpflichtig einzustufen. Sie müssen nämlich zusätzlich die Definition einer steuerbaren Leistung erfüllen, d.h. meistens einer Lieferung oder einer sonstigen Leistung. Und da liegt der Hund begraben... Die Leistung, die auf der Mahnung unseres Geschäftspartners (durch Zahlungsaufforderungen, Mahnschreiben) beruht, darf nämlich nicht als eine sonstige Leistung, und umso mehr nicht als eine Lieferung behandelt werden.

Um über eine sonstige Leistung sprechen zu können, muss durch beide Parteien ein messbarer Vorteil erzielt werden. Die Gesellschaft stellt dem Geschäftspartner ein Auto zur Verfügung und dieser zahlt ihr für diese sonstige Leistung. Ich führe steuerliche Aufzeichnungen für meine Mandanten gegen ein Honorar. Solche Leistungen gelten grundsätzlich als sonstige Leistungen für umsatzsteuerliche Zwecke, denn die andere Partei erzielt dabei einen messbaren und unmittelbaren Vorteil.

Eine Benachrichtigung oder Zahlungsaufforderung darf nicht als eine sonstige Leistung behandelt werden. Zwar ergibt sich die Notwendigkeit der Entrichtung einer Zahlung für dergleichen Aufforderungen meistens aus dem Vertrag, aber diese Zahlungen beziehen sich (im vorgenannten Beispiel) nicht auf die sonstige Leistung der Zurverfügungstellung des Leasinggegenstands, sondern auf Nichterfüllung der übernommenen Verpflichtungen. Es ist eher eine Entschädigung für den Zahlungsverzug bzw. für den erlittenen Schaden. In solch einem Fall kann man über keine sonstigen Leistungen, also auch über keine Pflicht zur Abrechnung der Umsatzsteuer sprechen. Ähnlich sollte man Schadensersatz jeder Art, Verzugszinsen oder Vertragsstrafen betrachten.

Es ist wichtig, denn gem. Art. 88 Abs. 3a Nr. 2 des Gesetzes über die Steuer von Waren und Dienstleistungen steht dem Steuerpflichtigen kein Recht auf Vorsteuerabzug aufgrund der eine nicht steuerbare Leistung dokumentierenden Rechnung zu.

Ist eine solche Leistung nicht steuerpflichtig, wie ist sie dann abzurechnen? Am richtigsten wäre, eine Buchungsnote zu generieren, welche die Gebühr für die Ausstellung einer Zahlungsaufforderung dokumentieren würde. Eine solche Leistung soll auch weder in VAT-Registern, noch in Umsatzsteuer-Voranmeldungen ausgewiesen werden.

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