Abschlüsse im e-KRS

Abgabe der Abschlüsse beim e-KRS unter Beteiligung ausländischer Geschäftsführer

Seit 15. März 2018 gilt der neue Art. 19e des Gesetzes über das Landesgerichtsregister (KRS), aufgrund welches die Abschlüsse der Gesellschaften bei dem Landesgerichtsregister über das von dem Justizminister zur Verfügung gestellte IuK-System abzugeben sind. Für eine wirksame Abgabe sind sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. mit einer mit dem vertrauenswürdigen ePUAP-Profil bestätigten Signatur zu unterzeichnen. 

In diesem Tax Alert möchten wir Ihnen näher bringen, welche Schritte vorzunehmen sind, um einen Abschluss beim e-KRS abzugeben, insbesondere dann, falls die Geschäftsführer der jeweiligen Gesellschaft Ausländer sind*.

Übergangsperiode vom 15. März bis 30. September 2018

Die Abschlüsse, d.h. der Jahresabschluss, Prüfungsbericht, die Abschrift des Beschlusses über die Feststellung des Jahresabschlusses und der Lagebericht können weiterhin so wie bisher auf Papier erstellt und unterzeichnet werden. Um sie bei dem KRS online einzureichen, sind sie jedoch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. mit einer mit dem vertrauenswürdigen ePUAP-Profil bestätigten Signatur (im Weiteren: elektronische Signatur) zu unterzeichnen.

Ab 1. Oktober 2018 geltende Regeln

Gemäß dem neuen Art. 45 Abs. 1f. des Rechnungslegungsgesetzes sind ab 1. Oktober 2018 alle Abschlüsse ausschließlich in elektronischer Form gemäß einer bestimmten logischen Struktur und in einem in dem Mitteilungsblatt für öffentliche Bekanntmachungen (BIP) auf der Webseite des Finanzministeriums zur Verfügung gestellten Format aufzustellen und natürlich mit der elektronischen Signatur zu versehen.

Elektronische Signatur

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine auf dem Gebiet Polens funktionsfähige elektronische Signatur zu erlangen:

1. durch Vergabe der qualifizierten elektronischen Signatur von Zertifizierungsunternehmen;
2. durch Erstellen des vertrauenswürdigen ePUAP-Profils online (mittels des Bankkontos) und dessen Bestätigung an den Bestätigungsstellen, d.h. in verschiedenen Ämtern bzw. bei den Banken auf dem Gebiet Polens.

Aufgrund der Tatsache, dass die Erlangung des vertrauenswürdigen ePUAP-Profils nur im Falle der Verfügung über die polnische PESEL-Nummer möglich ist und des persönlichen Erscheinens in Polen zur Feststellung der Identität der jeweiligen Person bedarf, gehen wir hier in die Details nicht ein, sondern konzentrieren wir uns auf die qualifizierte elektronische Signatur, die von den Zertifizierungsunternehmen vergeben wird.

Wer soll sie erlangen?

In dem bis 30. September 2018 geltenden Rechtszustand muss über solch eine Signatur zumindest eine natürliche Person verfügen, deren PESEL-Nummer in dem KRS angegeben wurde und welche als ein Mitglied des vertretungsberechtigten Organs oder als ein zur Vertretung einer Personengesellschaft berechtigter Gesellschafter, Insolvenzverwalter bzw. Liquidator eingetragen ist. Es darf also keine Signatur des Prokuristen der Gesellschaft sein, denn die Einreichung der Unterlagen beim KRS gilt nicht als eine unter Prokura fallende Handlung (d.h. als eine mit dem Betreiben des Unternehmens zusammenhängende Handlung). Was soll der Unternehmer tun, der in seiner Geschäftsführung keine solche Person hat? Sind alle Geschäftsführer Ausländer, dann kann man für sie die elektronische Signatur besorgen, die nicht mit der PESEL-Nummer, sondern mit einer anderen Identifikationsnummer aus ihrem Identitätsnachweis verknüpft ist.

Wie kann man sie erlangen?

Auf dem Gebiet der Republik Polen gibt es zurzeit ein paar Unternehmen, denen die Zertifikate der Vertrauensdiensteanbieter vergeben wurden. Solch ein Zertifikat berechtigt diese Subjekte dazu, die Vertrauensdienste zu erbringen, die auf der Vergabe von qualifizierten Zertifikaten (elektronischen Signaturen) beruhen. Um die elektronische Signatur zu erlangen, sind mehrere Identifikationsdaten des Antragstellers (z.B. des Geschäftsführers) in einem durch das Zertifizierungsunternehmen zur Verfügung gestellten Fragebogen anzugeben. Dann – bereits nach der Generierung der Signatur – muss man seine Identität bestätigen und die Signierungssoftware entgegennehmen.

Zwar ist ein persönliches Treffen mit dem Mitarbeiter des Zertifizierungsunternehmens (d.h. Erscheinen jedes die Signatur erlangenden Geschäftsführers in Polen) bevorzugt, aber es ist auch möglich, den Kurierversand in Anspruch zu nehmen. Dann ist es notwendig, die Identität der jeweiligen Person im Ausland notariell zu beglaubigen, wobei der unterzeichnete Vertrag über Vergabe der elektronischen Signatur mit einer Apostille zu versehen oder auf eine andere Weise zu legalisieren ist, je nach dem Ort der Erstellung der notariellen Urkunde. Werden die in Fremdsprachen angefertigten Unterlagen vorgelegt, dann sind sie auch ins Polnische von einem öffentlich bestellten und vereidigten Übersetzer zu übersetzen.

Wie ist ein Abschluss (beim e-KRS) online abzugeben?

Auch hier sind zwei alternative Vorgehensweisen möglich:

1. Abgabe des Abschlusses in der Ablage der Finanzunterlagen (poln. RDF);
2. Stellen des Antrags auf Eintragung des Abschlusses über das Portal S24.

In den beiden Fällen ist ein persönliches Konto in dem System zu erstellen, wobei die Daten der Person anzugeben sind, welche die Abschlüsse abgeben wird und anschließend ist dieses Konto mit der elektronischen Signatur des Kontoinhabers zu autorisieren. Es gibt aber folgende Unterschiede.

Die Abgabe des Abschlusses in der Ablage der Finanzunterlagen ist kostenlos und möglich ausschließlich für Personen, die über eine mit der PESEL-Nummer verbundene elektronische Signatur verfügen. Solch eine bevorzugte Abgabe des Abschlusses online ist für die Ausländer ohne vergebene PESEL-Nummer nicht zugänglich. Es ist auch hinzufügen, dass die jeweilige Sache dann durch die Gerichte sachlich nicht geprüft wird und der Abschluss der Ablage der Finanzunterlagen sozusagen automatisch beigefügt wird (nach der systemseitigen Überprüfung der Richtigkeit der elektronischen Signatur sowie der Erklärung, dass die der Anmeldung beigefügten Unterlagen die in dem Rechnungslegungsgesetz genannten Anforderungen erfüllen).

Die Abgabe des Abschlusses über das Portal S24 heißt eigentlich das Stellen des Antrags auf die Eintragung ins KRS mittels des online verfügbaren Formblatts KRS-Z30. Solch ein Antrag ist gebührenpflichtig. Es gilt der gleiche Tarif wie bisher, d.h. insgesamt 140 PLN (für Annahme der Unterlagen und Bekanntmachung im polnischen Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger). Darüber hinaus wird die Sache von dem Rechtspfleger sachlich geprüft und sie endet mit der rechtskräftigen Eintragung in das Unternehmerregister des KRS. Nach heutigem Stand ist dieses Verfahren für die Ausländer ohne PESEL-Nummer zugänglich, deren elektronische Signatur mit einer anderen Identifikationsnummer aus ihrem Identitätsnachweis verknüpft ist.

Fristen und Ungewissheit

Es ist zu bemerken, dass sich die vorgenannten Maßnahmen auf alle in dem Landesgerichtsregister eingetragenen Unternehmer erstrecken. Man soll also die elektronische Signatur entsprechend früh besorgen, um den gesetzlichen Pflichten nachkommen zu können und den Jahresabschluss innerhalb von 15 Tagen nach seiner Feststellung abzugeben. Für viele Gesellschaften läuft diese Frist am 15. Juli 2018 ab. Bis die ersten mit der PESEL-Nummer nicht verbundenen Signaturen in dem e-KRS nicht geleistet werden, kann niemand gewährleisten, dass das IuK-System richtig funktionieren wird. Alleine das Stellen des Antrags online kann ein paar Tage in Anspruch nehmen, was auf die bisher bemerkbaren Probleme beim Einloggen, das ausschließlich in polnischer Sprache verfügbare System bzw. auf solche Überraschungen zurückzuführen ist, dass obwohl die jeweilige Person im KRS als Geschäftsführer angegeben wurde, steht sie nicht im Verzeichnis der vertretungsberechtigten Personen. Deswegen empfiehlt es sich, dieses Jahr mit der Abgabe von Abschlüssen nicht bis zum letzten Moment zu warten.

* Stand zum 19. April 2018

Sollten Sie Fragen dazu haben oder möchten Sie dieses Thema näher besprechen, dann steht Ihnen unser Experte Anna LEHMANN jederzeit gerne zur Verfügung:

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