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Dunkle Seite der elektronischen Jahresabschlüsse

Piotr STASZKIEWICZ
Audit Partner bei RSM Poland

Vor einiger Zeit schrieben  wir über die Änderungen im Bereich der Aufstellung und Einreichung der Jahresabschlüsse bei dem entsprechenden Gerichtsregister und vor allem darüber, dass sie seit März 2018 nur elektronisch (z.B. als PDF-Dateien) eingereicht werden dürfen. Diese scheinbar einfache Einreichungsform bereitete den Unternehmen sowieso viele Probleme aufgrund der fehlenden PESEL-Nummern ihrer Geschäftsführer und fehlenden elektronischen Signaturen. Sobald sich die Einreichung der elektronischen Jahresabschlüsse als schwierig erwies, kann man also vermuten, dass wir seit 1. Oktober 2018 in Zusammenhang mit dieser Handlung eine richtige Katastrophe erwarten können. Warum? Ich erkläre es gleich.

Am 1. Oktober 2018 wurde u.a. das Rechnungslegungsgesetz (RLG-PL) geändert, nach welchem die Jahresabschlüsse in elektronischer Form aufzustellen und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. mit einer mit dem vertrauenswürdigen ePUAP-Profil bestätigten Signatur zu versehen sind*. Dem Art. 49 RLG-PL ist zu entnehmen, dass die Jahresabschlüsse der im Landesgerichtsregister (KRS) eingetragenen Subjekte gemäß einer bestimmten logischen Struktur und in einem Format aufzustellen sind, die in dem Mitteilungsblatt für öffentliche Bekanntmachungen (BIP) auf der Webseite der Behörde des zuständigen Ministers für öffentliche Finanzen zur Verfügung gestellt werden. Das Problem liegt darin, dass es vorläufig schwierig ist, ein entsprechendes IT-Tool zu finden, das sowohl für die ausfüllende Person als auch für den Prüfer eine technische Unterstützung wäre. Ein bisschen einfacher sieht das bei denjenigen Subjekten aus, die ihre Jahresabschlüsse nach IFRS aufstellen, die auch gemäß einer bestimmten logischen Struktur und in einem bestimmten Format aufgestellt werden sollen, sobald diese auf der Webseite der Behörde des zuständigen Ministers für öffentliche Finanzen zur Verfügung gestellt werden. Leider gibt es zur Zeit keine „für” IFRS bestimmten Strukturen und Formate, deswegen kann man solche Jahresabschlüsse – e contrario – „beim Alten” aufstellen, d.h. als eine PDF-Datei speichern, in solch einer Form unterzeichnen und anschließend bei dem Register einreichen.

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Um Zweifel auszuräumen und die Fragen bezüglich der Aufstellung von Jahresabschlüssen zu beantworten wurden auf der Webseite des Finanzministeriums die hilfreichen FAQs veröffentlicht, wodurch man viele nützliche Informationen gewinnen kann. Neben den bereits angesprochenen Fragen ist auf dieser Basis Folgendes erwähnenswert:

  • Seit 1. Oktober 2018 darf man keine Jahresabschlüsse in Papierform aufstellen – der Ausdruck eines elektronisch aufgestellten Jahresabschlusses auf Papier gilt nur als seine Kopie;
  • diese Jahresabschlüsse sind durch die in dem Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters (KRS) eingetragenen Subjekte sowie durch die Bücher führenden Einkommensteuerpflichtigen, die zur Aufstellung der Jahresabschlüsse verpflichtet sind, gemäß einer bestimmten logischen Struktur und in einem Format aufzustellen, die in dem Mitteilungsblatt für öffentliche Bekanntmachungen (BIP) auf der Webseite der Behörde des zuständigen Ministers für öffentliche Finanzen zur Verfügung gestellt werden;
  • die in dem Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters (KRS) eingetragenen Subjekte sind nicht verpflichtet, die Jahresabschlüsse bei dem Finanzamt einzureichen.

Auf der Webseite des Ministeriums kann man auch auf Informationen über den Anwendungsbeginn der neuen Regelungen stoßen. Laut Ministerium sind sie auf die Jahresabschlüsse anzuwenden, die zum Bilanzstichtag am 1. Oktober 2018 oder später aufgestellt werden. In den Änderungen des RLG-PL** steht jedoch deutlich, dass die Bestimmungen über elektronische Jahresabschlüsse ab 1. Oktober 2018 anzuwenden sind, wobei nicht näher bestimmt wurde, ob es sich dabei um den Tag handelt, zu welchem der Jahresabschluss aufgestellt wurde oder um den Aufstellungstag. Die Auslegung des Ministeriums scheint also zu weit zu sein und leider müssen diejenigen Subjekte, welche die Jahresabschlüsse am 1. Oktober 2018 oder später aufstellen, sie nach den beschriebenen Richtlinien, gemäß der vorgenannten Struktur und im vorgenannten Format, d.h. nach den neuen Grundsätzen vorbereiten, ohne Rücksicht darauf, zu welchem Bilanzstichtag dieser Jahresabschluss aufgestellt wurde (sogar, wenn der Bilanzstichtag auf 30. September 2018 fiel).

Wir werden Sie laufend über eventuelle Änderungen und neue Interpretationen bezüglich der vorgenannten Fragen informieren.

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*Rechnungslegungsgesetz, aufgrund des GBl. 2018, FN. 395, 398, 650, 1629.

Aufstellung des Jahresabschlusses gemäß der im BIP zur Verfügung gestellten logischen Struktur und Format, ungeachtet der Frist für Aufstellung des Jahresabschlusses nach Art. 52 Abs. 1 des Rechnungslegungsgesetzes, gilt nur für diejenigen Subjekte, bei denen der Bilanzstichtag auf den Tag nach dem Tag des Inkrafttretens des Gesetzes, d.h. ab 1. Oktober 2018 fällt.”

**GBl. 2018 FN. 398 Gesetz vom 26. Januar 2018 über Änderung des Gesetzes über das Landesgerichtsregister und einiger anderer Gesetze.

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