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Grünes Licht für Fernsitzungen und Fernbeschlussfassung der Gesellschaftsorgane

Krzysztof WARAKOMSKI
Corporate Advisory Supervisor bei RSM Poland
Legal Counsel

Die Hilfspaket-Maßnahmen sollen die Lähmung der Sitzungsabhaltung und Beschlussfassung durch Organe der Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaften in dem aufgrund von COVID-19 eingetretenen Notstand und der dadurch verursachten Krisensituation verhindern.

Mit den im Rahmen des sog. Hilfspakets 1.0[1] und 2.0[2] angenommenen Lösungen werden wichtige Änderungen der Grundsätze für Abhaltung von Sitzungen und Fassung von Beschlüssen durch Organe der Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaften eingeführt. Sie haben zum Ziel, die Handlungsfähigkeit der Geschäftsführungen/Vorstände, Aufsichtsräte sowie Gesellschafterversammlungen und Hauptversammlungen ohne persönliche Anwesenheit ihrer Mitglieder an einem Ort (insbesondere via Tele- oder Videokonferenzen) sicherzustellen – und nämlich ohne die Notwendigkeit, die Sonderermächtigung dazu in dem Gesellschaftsvertrag bzw. in der Satzung einzutragen.

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Bisher erregte die Möglichkeit der Fernteilnahme an Sitzungen der Organe und Fernabstimmung zahlreiche Zweifel. Sie bedarf auch der Ergänzung des Gesellschaftsvertrags bzw. der Satzung um entsprechende Bestimmungen. Soweit in dem Gesellschaftsvertrag oder in der Satzung nicht anders bestimmt ist, sehen die im Rahmen des Hilfspakets verabschiedeten Vorschriften Folgendes vor:

  • die Geschäftsführer/Vorstandsmitglieder oder Aufsichtsratsmitglieder können an Sitzungen und Beschlussfassung unter Verwendung der Fernkommunikationsmittel (d.h. via Tele- oder Videokonferenzen) teilnehmen;
  • die Beschlüsse der Geschäftsführung/des Vorstands oder des Aufsichtsrats können auch schriftlich gefasst werden und die Stimme auf Papier kann auch über einen anderen Geschäftsführer/ein anderes Vorstands- oder Aufsichtsratsmitglied gefasst werden;
  • die Aufsichtsratsbeschlüsse können auch unter Verwendung der Fernkommunikationsmittel oder schriftlich gefasst werden, und auch in Angelegenheiten, für die in dem Gesellschaftsvertrag oder in der Satzung eine geheime Abstimmung vorgesehen ist – soweit keines der Aufsichtsratsmitglieder Widerspruch erhebt;
  • die unter Verwendung der Fernkommunikationsmittel oder schriftlich gefassten Aufsichtsratsbeschlüsse sind gültig, falls alle Aufsichtsratsmitglieder über den Inhalt der Beschlussvorlage benachrichtigt wurden und sich mindestens die Hälfte der Mitglieder an der Beschlussfassung beteiligt hat, wobei der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung strengere Anforderungen in diesem Bereich vorsehen können;
  • Teilnahme der Gesellschafter an Gesellschafterversammlung oder der Aktionäre an Hauptversammlung und die Abgabe von Stimmen kann unter Verwendung der Fernkommunikationsmittel erfolgen, wobei der Aufsichtsrat, und bei seinem Fehlen – die Gesellschafter die ausführlichen Grundsätze der Teilnahme an Gesellschafterversammlung oder Hauptversammlung in einer Ordnung bestimmen.

Mit den eingeführten Änderungen berücksichtigte der Gesetzgeber nicht nur die aktuellen besonderen Hindernisse für Abhaltung von Sitzungen der Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaften, sondern auch die seit langem gestellten Forderungen der Praktiker auf Vereinfachung und Verbreitung der Möglichkeit der Fernteilnahme und Fernabstimmung während Sitzungen der Organe von diesen Gesellschaften. Grundsätzlich sind diese Änderungen positiv zu beurteilen. Es ist jedoch zu beachten, dass die Durchführung einer gültigen Sitzung und Abstimmung der Organe der Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaften immer noch der Erfüllung von zahlreichen (sowohl neuen, als auch im Rahmen des Hilfspakets eingeführten) Formalitäten bedarf. Darüber hinaus ist der Ablauf der Sitzung jeweils zu Protokoll zu nehmen. In diesen Bereichen enthalten die schnell eingeführten Vorschriften nicht immer ausführliche Regelungen und können Zweifel hervorrufen, mit denen sich die Praxis auseinandersetzen muss.

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[1] d.h. im Rahmen des Gesetzes vom 31. März 2020 über Änderung des Gesetzes über Sonderlösungen zur Verhinderung, Abwendung und Bekämpfung von COVID-19, der anderen Infektionskrankheiten und der dadurch verursachten Krisensituationen und einiger anderen Gesetzte (GBl. 2020 Fn. 568).

[2] d.h. im Rahmen des Gesetzes vom 16. April 2020 über besondere Hilfsmaßnahmen in Zusammenhang mit Ausbreitung von SARS-CoV-2 (GBl. 2020 Fn. 695).

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