Wie soll man Bücher für die Abschlussprüfung vorbereiten?

Justyna SZCZYGIELSKA
Independent Accountant bei RSM Poland

Das Jahresende kommt in großen Schritten, was für die meisten Unternehmen mit der Notwendigkeit gleichbedeutend ist, die Handelsbücher zu schließen und den Jahresabschluss aufzustellen. Leider kann es in diesem Jahr mit einigen Unannehmlichkeiten verbunden sein  – viele Unternehmen werden aufgrund der Überschreitung bestimmter Grenzen mit zusätzlichen Pflichten belastet, die sich aus der Notwendigkeit ergeben, dass ein Abschlussprüfer ihren Jahresabschluss prüft.

Wann muss ein Unternehmen die Dienste eines Abschlussprüfers in Anspruch nehmen?

Der Jahresabschluss für 2022 wird von einem Abschlussprüfer geprüft (und erfordert daher eine stärkere Beteiligung der Unternehmen), wenn das jeweilige Unternehmen im vorangegangenen Geschäftsjahr (d. h. 2021) mindestens zwei der folgenden Bedingungen erfüllt hat:

• seine jahresdurchschnittlichen Beschäftigung (umgerechnet in Vollzeitstellen) betrug mindestens 50 Personen betrug;
• die Bilanzsumme betrug zum Ende des Geschäftsjahres des Unternehmens mindestens 2.500.000 EUR (d.h. 11.498.500 PLN);
• die Nettoumsatzerlöse (aus Veräußerung von Waren und Erzeugnissen sowie Finanzgeschäften des Unternehmens) für das Geschäftsjahr betrugen mindestens 5.000 000 EUR (d.h. 22.997.000 PLN).

Nach dem Rechnungslegungsgesetz prüft ein Abschlussprüfer einen Jahresabschluss, um einen schriftlichen Prüfungsurteil (in Form eines Prüfungsberichts) darüber abzugeben. Er begutachtet darin, ob der Abschluss des geprüften Unternehmens den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und klar und zuverlässig seine Vermögens- und Finanzlage darstellt.

Wie sollten sich Buchhalter auf die Prüfung der Abschlüsse vorbereiten?

Um die Bücher für die Abschlussprüfung vorzubereiten, sollte ein Unternehmen zunächst seine Fähigkeit bestimmen, die Geschäftstätigkeit in der vorhersehbaren Zukunft fortzuführen. Ein Buchhalter oder eine Buchhalterin dieses Unternehmens muss dies mindestens einmal jährlich tun – zumindest am Ende des Geschäftsjahres. Falls die Fortsetzung des Unternehmens ungewiss oder zweifelhaft ist, verpflichten die Rechtsvorschriften ein solches Unternehmen in einigen Fällen, infolge der schwierigen Lage bestimmte Schritte zu unternehmen.

Am sichersten ist es, wenn wir bereits im vierten Quartal des Geschäftsjahres mit der Vorbereitung der Handelsbücher für den Abschluss des Geschäftsjahres (und für ihre Prüfung) beginnen. Dadurch können wir die Anhäufung von Arbeit am letzten Tag des Geschäftsjahres vermeiden. Wenn wir es lange im Voraus tun, werden wir z.B. einen Teil von Inventurarbeiten rechtzeitig durchführen können. Dies wiederum wird es uns ermöglichen, den Ist-Stand in den Büchern an die Wirklichkeit anzupassen. Durch die Durchführung einer früheren Überprüfung von Büchern und Aufzeichnungen auf den Konten werden wir in der Lage sein, Fehler abzugleichen, zu entdecken und zu korrigieren.

Einer Inventur unterliegen meistens monetäre Vermögenswerte, Wertpapiere, Vorratsvermögen, Vorräte an Waren, RHB-Stoffen, Immobilien, Forderungen und Verbindlichkeiten.

Wenn wir Handelsbücher mit den Fakten abgleichen, schaffen wir als Buchhalter die Grundlagen für die Schätzung möglicher Wertberichtigungen und Rückstellungen. Bei selten genutzten Anlagegütern, zweifelhaften Forderungen oder unverkauften Vorräten, für die es keinen Käufer gibt und die seit langem vorrätig sind, sind Wertberichtigungen in Betracht zu ziehen. Und für dem Unternehmen bekannte Risiken (wie drohende Verluste oder negative Auswirkungen anderer Ereignisse) sind unverzüglich Rückstellungen zu bilden. Die häufigsten Rückstellungen von Unternehmen werden in erster Linie für Aufwendungen, Leistungen an Arbeitnehmer (Pensionsabfindungen, Prämien, ausstehende Urlaubstage) und Rechtsstreite gebildet.

Bei der Aufstellung von Jahresabschlüssen für die Abschlussprüfung sollten wir einen äußerst wichtigen Punkt nicht vergessen – aktive und /oder passive latente Steuern zu ermitteln und die Bilanzbewertung, die nach dem Wechselkurs des Nationalen Bank Polens (NBP) am letzten Arbeitstag des Geschäftsjahres erstellt wurde, zu verbuchen. Diese Maßnahme ist erforderlich, wenn das Unternehmen Geschäfte in Fremdwährungen getätigt hat.

Latente Steuern im Abschluss

Nicht alle prüfungspflichtigen Unternehmen müssen aktive und passive latente Steuern ermitteln. Ein Unternehmen unterliegt dieser Pflicht, wenn es im vorangegangenen Geschäftsjahr mindestens zwei der folgenden Werte überschritten hat:

• seine jahresdurchschnittliche Beschäftigung – umgerechnet in Vollzeitstellen – lag bei mindestens 50 Personen ;
• seine Bilanzsumme betrug zum Ende des Geschäftsjahres mindestens 25.500.000 PLN;
• seine Nettoumsatzerlöse aus Veräußerung von Waren und Erzeugnissen betrugen mindestens 51.000.000 PLN .

Ein guter Buchhalter ist auf alles vorbereitet

Die Durchführung einer Bestandsaufnahme, die Organisation und Anpassung der Bücher an den Ist-Stand des Unternehmens, Buchung aller Erträge und Aufwendungen im Zusammenhang mit dem geprüften Jahr in den Büchern dieses Jahres, Vornahme der möglichen Wertberichtigungen, Bildung von Rückstellungen und passiven Rechnungsabgrenzungsposten und schließlich auch Buchung der Bilanzbewertung – all dies gilt für den Buchhalter als eine Grundlage für Aufstellung eines vollständigen prüfungspflichtigen Jahresabschlusses.

Ein ordnungsgemäß aufgestellter und umfassender Jahresabschluss, der von einem Abschlussprüfer geprüft wird, sollte folgende Bestandteile enthalten:

• Bilanz;
• Gewinn- und Verlustrechnung;
• Kapitalflussrechnung;
• Eigenkapitalveränderungsrechnung;
• Lagebericht.

Ein Geschäftsjahr abzuschließen bedeutet immer viel Arbeit, Stress und ewigen Zeitmangel. Nichtsdestotrotz ist auch der Abschluss eines weiteren Jahres ein Erfolg – schließlich wissen wir, dass wir eine extrem schwierige Zeit durchgemacht haben und reicher an neuen Erfahrungen der vergangenen Zeit sind. Wenn es dieses Mal geklappt hat, wird es auch in einem Jahr möglich sein – und falls Hilfe benötigt wird, können wir uns immer an solch eines Buchhaltungsbüro wie RSM Poland wenden.