Onboarding eines Mandanten im Buchhaltungsbüro – worauf soll man achten zu Beginn der Zusammenarbeit?

Anna KALISZ
Accountant bei RSM Poland

Durch die Aufnahme eines neuen Mandanten in die Gruppe der Unternehmen, die im Rahmen der Buchhaltung-Outsourcings betreuut werden, sollte der Büroangestellte, der den betreffenden  Unternehmer unterstützen soll, eine Reihe von Fragen im Zusammenhang mit dem Aufbau einer guten Beziehung zu dem Mandanten und der Umsetzung geeigneter Verfahren zur Ermittlung seiner spezifischen Bedürfnisse beachten. Im Interesse des Unternehmers, der sich für die Zusammenarbeit mit einem Buchhaltungsunternehmen oder einen Wechsel des Outsourcing-Dienstleisters entscheidet, liegt es wiederum, sich an dem Onboarding-Prozess aktiv zu beteiligen – nur eine ordnungsgemäße Einleitung des Mandanten wird die reibungslose Erfüllung der Aufgaben gewährleisten und sich auf die weiteren Phasen der Zusammenarbeit auswirken.

Die Präzisierung des Wissens über die Geschäftstätigkeit des Mandanten  sowie die umfassende Analyse der Erwartungen und Präferenzen in der Onboarding-Phase werden es den Buchhaltern ermöglichen, die Informationen zu sammeln, die für eine ordnungsgemäße Buchführung und Abrechnungen mit dem Fiskus erforderlich sind, und versichern dem Mandanten, dass er in die Hände von Fachleuten gelangt ist. Ein guter Start ist eine wesentliche Voraussetzung für die spätere Zufriedenheit beider Seiten mit der Zusammenarbeit, daher lohnt es sich, sich gut darauf vorzubereiten.

Onboarding eines Mandanten im Buchhaltungsbüro garantiert Erreichung des gemeinsamen Ziels

Bei der Aufnahme der Zusammenarbeit im Rahmen der Buchhaltungsdienstleistungen sollte man bedenken, dass sowohl der Buchhalter, als auch der Mandant das gemeinsame Ziel erreichen wollen, d.h. den tatsächlichen Sachverhalt der Geschäftsvorfälle des Unternehmers in den Büchern genau widerspiegeln und die Steuern ordnungsgemäß und rechtzeitig abrechnen. Die detaillierte Analyse der Geschäftstätigkeit des Mandanten bei der Aufnahme der Zusammenarbeit sowie die zahlreichen und aufschlussreichen  Fragen, die in der Vorabanalyse-Phase gestellt werden, ergeben sich aus der Sorge der Buchhalter um das Wohlergehen des Mandanten und aus dem Wunsch, die Lösungen zu finden und zu entwickeln, die  nicht nur die reibungslose Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen und Vermeidung von Problemen mit dem Fiskus ermöglichen, sondern auch eine effiziente Kommunikation gewährleisten, die die Beteiligung des Mandanten an den nächsten Aufgaben einschränken wird. Durch ein ordnungsgemäß durchgeführtes Onboarding und die aktive Zusammenarbeit mit dem Dienstleister in der Einleitungsphase gewinnt der Mandanten eines Buchhaltungsbüros die Zeit und Energie für andere Aktivitäten und er kann seine Ressourcen in späteren Phasen der Zusammenarbeit auf das Kerngeschäft konzentrieren.

Verschiedene Gesichter des Onboardings – was soll ein Mandant bei der Aufnahme der Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Unternehmen erwarten?

Die Analyse und die Art und Weise der Einleitung des Mandanten hängen grundsätzlich davon ab, ob dieser Mandant gerade erst in Polen ein Unternehmen aufnimmt oder bereits auf dem polnischen Markt tätig ist und sich für einen Wechsel des Unternehmens entschieden hat, das die Buchhaltungsdienstleistungen an ihn erbringt. Den Mandanten, die ihre Tätigkeit aufnehmen, sollen in erster Linie die wichtigsten steuerlichen Aspekte grob dargestellt sowie die Dokumentations- und Informationsanforderungen mitgeteilt werden. Dagegen können wir den Unternehmen, die sich am Wirtschaftsverkehr bereits beteiligen, zusätzlich zu den künftigen Buchhaltungsdienstleistungen z.B. vorschlagen, die bisherigen Bücher zu überprüfen, und zwar je nach der jeweiligen Situation und den Bedürfnissen des Mandanten.

In der Onboarding-Phase gehört zu den Aufgaben des Personals des Buchhaltungsbüros auch die Identifizierung der spezifischen Bedürfnisse des Leistungsempfängers wenigstens in folgenden Bereichen:

• Managementberichterstattung,
• Unterstützung bei Erstellung von Buchführungsunterlagen,
• laufende Verwaltungshilfe,
• Erfüllung der formalen Dokumentationspflichten oder
• Zahlungsmanagement.

Durch ihr Engagement und die richtige Erkennung der Bedürfnisse des Mandanten in der Einleitungsphase gewinnen die Buchhalter Vertrauen des Mandanten, was sicherlich zu einer weiteren Zusammenarbeit führen wird.

Ein weiteres wichtiges Element der Schaffung einer guten Beziehung zu dem Mandanten ist die richtige Kommunikation. Es ist wichtig, nicht nur die bevorzugte Kontaktform per E-Mail, Telefon oder persönlich zu wählen, sondern auch die Kontaktpersonen zu benennen und den Umfang ihrer Verantwortung auf beiden Seiten des Vertrags genau zu bestimmen. Entscheidend für die Qualität der Mandantenbetreuung sind Zeitpunkt und Klarheit der erteilten Antworten sowie Informationen über die  aktuelle Verfügbarkeit von Kontaktpersonen. Darüber hinaus soll man auch den Kommunikationsstil beachten – sowohl ein zu formaler als auch zu lockerer Stil kann nämlich zur Folge haben, dass sich der Mandant im Umgang mit dem Outsourcing-Unternehmen nicht wohl fühlen wird. Daher lohnt es sich, all dies zu Beginn der Zusammenarbeit zu diskutieren und zu vereinbaren, indem der Onboarding-Prozess des Mandanten ordnungsgemäß durchgeführt wird.

Vorabanalyseverfahren für das Onboarding des Mandanten eines Buchhaltungsbüros

Zu Beginn der Zusammenarbeit mit dem Mandanten sammelt und überprüft der für seine Betreuung benannte Mitarbeiter des Buchhaltungsunternehmens die Vollständigkeit der erhaltenen Gründungs- und Registrierungsunterlagen, der von dem Mandanten abgeschlossenen Verträge sowie der Meldungen für Steuer- und Registerzwecke. Die Grundlage für die Vorabanalyse bildet neben den oben genannten Unterlagen die Dokumentation, die Folgendes enthält:

• Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden,
• Aufzeichnungen des Hauptbuches und der Nebenbücher,
• Journale, Summen- und Saldenliste,
• Sachanlagenregister,
• Tabelle der Rechnungsabgrenzungsposten,
• Lagerunterlagen und VAT-Register sowie
• eingereichte Jahresabschlüsse.

Nach der Analyse der erhaltenen Unterlagen sollen die gesammelten Informationen zusammengefasst werden, wodurch die Fragen näher bestimmt werden, die Zweifel wecken können. Manchmal erfordern einer näheren Bestimmung beispielsweise der Umfang und die Art der verkauften Waren und Dienstleistungen, sei es nur in Bezug auf die Verpflichtungen aufgrund der Steuergesetze.  Die Mitteilung dem Mandanten der Fristen für die Berichterstattung, Abgabe der Steuererklärungen und Steuerabrechnungen und Vereinbarung des Zeitpunkts der Übermittlung aktueller Unterlagen wird sicherlich die Betreuung bereits von Beginn der Zusammenarbeit verbessern.

Der nächste Schritt zur Entwicklung der Beziehung zu dem Leistungsempfänger besteht darin, dass der benannte Buchhalter aufgrund der ihm von dem Mandaten erteilten Vollmacht die Verpflichtung übernimmt, die Informationen und Steuererklärungen bei dem Finanzamt sowie Berichte und Informationen bei anderen Behörden, wie z.B. dem Statistischen Hauptamt (GUS) und der Polnischen Nationalbank (NBP) abzugeben.

Onboarding eines Mandanten im Buchhaltungsbüro – was soll man noch nicht vergessen?

Bei der Aufnahme der Zusammenarbeit mit einem Mandaten, dessen Bücher zuvor von einem anderen Unternehmen geführt wurden, sollte man vorschlagen, diese Bücher zu überprüfen und die Richtigkeit der identifizierten Berichterstattungs- und Steuerpflichten zu analysieren. Durch die Analyse von Geschäftsvorfällen und Aufzeichnungen auf den Konten des Unternehmens kann sich der Buchhalter schneller "in das Unternehmen einarbeiten", dagegen gewinnt der Mandant Sicherheit, dass die Bücher für vorangegangene Perioden ordnungsgemäß geführt wurden.

In der Onboarding-Phase des Mandanten in dem Buchhaltungsbüro lohnt es sich auch, den Aufgabenbereich der einzelnen Vertragspartner klar festzulegen und die erforderlichen Erklärungen einzuholen, z. B. in Bezug auf die Vorbereitung von Zahlungen (Prüfung der Unternehmen auf der sog. Weißen Liste und Überprüfungen in Bezug auf die geteilte Zahlung). Es ist effizienter, von den ersten Zahlungen an geeignete Verfahren einzuführen, als später zu prüfen, ob alle Transaktionen ordnungsgemäß bezahlt wurden.

Zusammenfassung

Obwohl die detaillierte Analyse des Geschäftsprofils und der Onboarding-Prozess selbst  für den Mandanten eines Buchhaltungsbüros zeitintensiv und umständlich erscheinen mögen, werden sie letztendlich den beiden Vertragspartnern zugutekommen. Die Mitarbeiter des Buchhaltungsunternehmens können die Mandantenunterlagen und die Besonderheiten seines Geschäfts eingehend einsehen und den für seine effiziente Betreuung erforderlichen Zeitaufwand entsprechend planen. Für einen Mandanten, der bereits zu Beginn der Zusammenarbeit eine Reihe notwendiger Informationen und Leitlinien erhält, ist es einfacher, die erforderlichen Unterlagen zu erstellen und die für die laufende Zusammenarbeit notwendigen Informationen in geeigneter Form zu übermitteln. Dadurch wird Zeit gespart, die er in späteren Phasen der Zusammenarbeit für sein Kerngeschäft aufwenden kann.

Letztlich sind Ziel und Spielgegenstand für beide Parteien des Outsourcing-Dienstleistungsvertrags gleich – Ordnungsmäßigkeit und Zuverlässigkeit der Buchführung sowie der Steuerabrechnungen, Ruhe und bestmögliche Nutzung der besessenen Ressourcen.