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Handelsbücher in einem Unternehmen – Montagsüberlegungen zu ausgewählten Problemen unserer Zeit...

Piotr STASZKIEWICZ
Audit Partner bei RSM Poland

Seit dem vorherigen Beitrag über die Rechnungslegungsgrundsätze ist es schon eine Weile her, aber dank der großen Pause zwischen den Veröffentlichungen ist es aufgrund zahlreicher Gespräche über den letzten Beitrag gelungen, eine breite Palette von Reaktionen und Zweifeln der Leser zu sammeln, so dass die zuvor diskutierten Themen erneut angesprochen werden können, allerdings aus einer etwas anderen Perspektive.

Was wissen wir nicht über die Handelsbücher?

Zu den Fragen, die einer zusätzliche Klärung erforderten, gehörten am häufigsten die Fragen zu den strafrechtlichen Sanktionen: die Unternehmer, die sich bei uns melden, wollen wissen, was ihnen droht, falls sie keine Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden festgelegt haben oder die Handelsbücher nach dem polnischen Rechnungslegungsgesetz (RLG-PL) nicht führen. Auch bei RSM Polen beobachten wir eine Zunahme von Anfragen und Zweifeln an der Möglichkeit, die Bücher außerhalb Polens, nicht selten in einer Fremdsprache, zu führen. Unsere Experten werden auch bei ihren täglichen Prüfungsaktivitäten vor allem von Vertretern der Muttergesellschaften aus dem Vereinigten Königreich, den USA oder den Niederlanden um die Fachmeinung gebeten, d.h. um die Erläuterung der Fragen betreffend die Umsetzung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden der Kapitalgruppen (Gruppenregeln) bei der – sehr häufig – neu gegründeten Tochtergesellschaft in Polen. Heute versuche ich, auf diese und einige andere Fragen einzugehen.

Finanzberichterstattung für den Alltag

Vor allem bin ich dafür, die Handelsbücher als einen Bestandteil der Organisation zu bezeichnen, der für den Alltag nützlich ist. Die ernste Behandlung der Tätigkeiten im Zusammenhang mit ihrer Führung hilft den FiBu-Mitarbeitern, so dass eine qualitativ hochwertige Finanzberichterstattung aus ihren Federn (oder wörtlicher: Computermäusen) stammt. Wofür? – Man könnte sich fragen. Ist das nicht Kunst um der Kunst willen? Ich werde die Position verteidigen, auch wenn es vielleicht eine berufliche Verzerrung des Abschlussprüfers ist, dass gut geführte Bücher ein zuverlässiges Bild vermitteln, das in der allgemeinen Finanzberichterstattung dargestellt wird; gute Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, die von Anfang an festgelegt wurden, heißen eine effizientere Buchhaltungsarbeit und einfachere Erstellung von Cashflows oder Aufstellungen für Steuerabrechnungen.

Ein gutes Buchführungssystem, das in den ordnungsgemäß geführten Handelsbüchern Widerspiegelung findet, besteht darin, die Sicherheit der Unternehmensleitung zu erhöhen und das Risiko potenzieller Fehler und Korrekturvorschläge der Wirtschaftsprüfer zu verringern. Die ordnungsgemäße Buchführung soll daher nicht nur die für die Unternehmensführung Verantwortlichen vor der Auswirkung des Artikel 77 des Rechnungslegungsgesetzes[1] (im Folgenden: RLG-PL) schützen, sondern auch als Mehrwert der Organisation gelten. Und wenn dies der Fall ist, lohnt es sich, in dieser Hinsicht darüber nachzudenken, ob man die Handelsbücher so führen kann, dass die Aufzeichnungen erleichtert werden können. Diese Frage steht im Zusammenhang mit den zunehmend gestellten Fragen zur Führung der Bücher in fremder Sprache, Fremdwährung oder außerhalb des Landes. Nicht nur das RLG-PL, sondern auch der Standpunkt des polnischen Rechnungslegungs Standards Committees (im Folgenden: RSC-Standpunkt) werden hier helfen, die Antworten zu finden.

Rechnungen in Fremdsprache

Was die Führung von Büchern außerhalb des Landes betrifft, so sind sie durch das Subjekt zu führen. Trotzdem kann man damit aufgrund der Rechtsvorschriften:

  • die Unternehmer beauftragen, die die Buchführungsdienstleistungen im Sinne des Art. 76a Abs. 3 erbringen
  • oder die Unternehmer beauftragen, die eine wirtschaftliche Tätigkeit von einem anderen Mitgliedstaat aus ausüben, die in dem Gesetz über die Grundsätze der Beteiligung ausländischer Unternehmer und sonstiger ausländischer Personen am Wirtschaftsverkehr auf dem Gebiet der Republik Polen[2] genannt sind, d.h. die Unternehmer aus einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union als Polen oder einem Mitgliedstaat der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA).

Falls die Handelsbücher außerhalb des Sitzes des Subjekts oder seiner Geschäftsleitung geführt werden, ist die Geschäftsleitung des Subjekts verpflichtet:

  • dem zuständigen Finanzamt den Ort der Buchführung mitzuteilen;
  • den Zugriff auf die Handelsbücher den externen Prüfungsbehörden sicherzustellen.

Aus den vorstehenden Grundsätzen ergibt sich, dass es keine Gegenanzeigen für die Führung der Handelsbücher außerhalb Polens gibt, sofern die damit verbundenen Tätigkeiten in einem EU- oder EFTA-Mitgliedstaat durchgeführt werden. Dennoch stellt sich hier, wie in der Praxis, die Frage, ob durch die Entscheidung für eine solche Lösung die übrigen gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden können. So weist z. B. Artikel 9 RLG-PL auf die Führung der Bücher in polnischer Sprache hin. Leider, egal wie man das betrachtet, gehört unsere Sprache nicht zu den einfachsten, so dass oft die Geschäftsvorfälle von den externen Unternehmen, die solche Dienstleistungen anbieten, in den Büchern in englischer Sprache erfasst werden.

Hier ist der RSC-Standpunkt zu beachten, wonach die bloße Eingabe der Daten eines Buchungsbelegs in das FiBu-System nicht gleichbedeutend mit der Buchführung ist, es sei denn, sie hängt unmittelbar mit folgenden Fragen nicht zusammen:

  • Entscheidung darüber, wie dieser Buchungsbeleg zur Aufnahme in die Bücher eingestuft wird;
  • Kontrolle der Richtigkeit der in den Büchern vorgenommenen Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle.

Die endgültige Einstufung und Kontrolle der Aufzeichnung selbst würde bereits die Buchführungspflicht erfüllen. Würde das bedeuten, dass die Aufzeichnung selbst, z. B. in englischer Sprache, von den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ausgenommen wäre, wenn die oben genannten zwei Bedingungen ohnehin erfüllt würden? Ich wäre eher skeptisch gegenüber dieser Annahme, umso mehr, dass wir an anderer Stelle des RSC-Standpunkts lesen, dass bestimmte Daten, wie z. B. Kontonamen, Beschreibungen der Transaktionsarten und Buchungsbefehlen, Bezeichnungen der Geschäftsvorfälle und Inhalt der Berichte, die sich mit dem Informationsinhalt der Handelsbücher überschneiden (Journal, Posten der Konten des Hauptbuches und Nebenbücher, SuSa[3] Inventar) eine Mindestanforderung für die Handelsbücher darstellen und in polnischer Sprache abgefasst werden müssen. Es lohnt sich jedoch, einige Vereinfachungen in Betracht zu ziehen – z. B. bei einer beträchtlichen Anzahl von Transaktionen können die Abkürzungen oder Codes, die bereits von ausländischen Unternehmen der Kapitalgruppe verwendet werden, lokal verwendet werden, natürlich, sofern eine solche Liste von Abkürzungen, Symbolen oder Codes lokal umgesetzt und in polnischer Sprache ausgedrückt sowie den Büchern beigefügt wird.

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Ist Zloty eine Notwendigkeit?

Was die Währung betrifft, die in den Handelsbüchern anzuwenden wäre, so weist Artikel 9 RLG-PL eindeutig auf die PLN Währung hin. Es gibt jedoch nichts, was die Verwendung von Abrechnungsmitteln anderer Länder in den Jahresabschlüssen verhindert – nach der Auslegung des Finanzministeriums[4] können die Unternehmen, die IFRS anwenden, eine andere Darstellungswährung als PLN verwenden. Dies ändert jedoch nichts an der Tatsache, dass die Bücher in polnischer Währung geführt werden müssen (nicht in der Währung der Berichterstattung oder funktionalen Währung).

Handelsbücher im globalen Ausblick

Die oben dargestellten Lösungen sind bei den international tätigen Unternehmen sicherlich nicht optimistisch, da ihre globalen Entscheidungen häufig darauf abzielen, bestimmte Tätigkeiten zu zentralisieren und sie von den kontrollierten Gesellschaften direkt an einen externen Outsourcing-Dienstleister zu übertragen – z. B. im Bereich der Lohnbuchhaltung oder Rechnungslegung und Buchführung.

In dieser Situation müssen die Unternehmen, die in mehreren Ländern gleichzeitig tätig sind, darüber nachdenken, wie sich die Situation, wenn z.B. die Aufzeichnungen physisch, z.B. in Indien, aber auf dem Server und im System der lokalen Gesellschaft (aus Polen) geführt werden, von der Situation unterscheidet, in der eine externe Gesellschaft nur auf ihren indischen Servern und in ihrem System bucht (d. h. wenn nur dieser Dritte die Kontrolle über die Handelsbücher hat und nicht der polnische Kunde). Darüber hinaus bleibt die oben erwähnte Frage der Buchführungssprache bestehen – aus diesem Grund haben immer mehr Buchhaltungsunternehmen ihre Vertreter in Polen, die Polnisch sprechen. Zweifelsohne ist die Lage in diesem speziellen Buchführungsbereich dynamisch und die nächsten Jahre können zahlreiche Veränderungen im Bereich der Abgabe der Buchführungs-(Rechnungslegungspflichten) an externe ausländische Unternehmen durch polnische Unternehmen bringen.

Einheitliches Buchführungssystem

Ein weiteres Thema, das in der Zeit von Umstrukturierungen oder Verschmelzungen der Unternehmen auftritt, ist das gemeinsame Buchführungssystem nach dem "Merger"; nicht selten fungiert das übernommene Unternehmen, das nach einer Fusion im Register formell gestrichen wurde, als eine Zweigniederlassung oder ein separates Subjekt, das die Ströme generiert und sie in seinem "alten" Buchführungssystem dokumentiert. Ist das rechtlich zulässig? Gemäß dem RLG-PL muss ein fortführendes Unternehmen die Handelsbücher führen und soll über ein Journal verfügen, in dem die Aufzeichnungen chronologisch erfolgen müssen; zwei Grundbücher (eines für die übernommene und das andere für die übernehmende Gesellschaft) werden im Gesetz nicht erwähnt. Zwar sind Hilfsjournale (Teiljournale) zulässig, aber nur innerhalb der einzelnen Arten von Transaktionen – sie könnten getrennt für Kosten, Bargeschäfte oder Abrechnungen verwendet werden. Dagegen ist es schwer vorstellbar, dass zwei Teiljournale für die Geschäftsvorfälle derselben Art, z. B. Verkaufstransaktionen, vorliegen.

Zusammenfassung

Abgesehen von den oben genannten Unannehmlichkeiten für Unternehmen soll man zum Schluss die Umsetzung der Gruppenregeln erwähnen: es ist nicht ungewöhnlich, dass die Grundsätze der Kapitalgruppe in einem abhängigen Unternehmen, d. h. vor Ort, umgesetzt und angewendet werden. Es ist in einer solchen Situation ein wenig so wie mit der Verrechnungspreisdokumentation – bei der Erbringung von Beratungs- und Outsourcing-Dienstleistungen hören wir oft bei RSM Poland von den Geschäftsführungen polnischer Unternehmen Zusicherungen, dass das betreffende Unternehmen über eine Verrechnungspreisdokumentation verfügt, bei näherer Betrachtung des Themas stellt sich jedoch heraus, dass diese Dokumentation nicht eine polnische Zweigniederlassung (Tochtergesellschaft), sondern nur eine ausländische Muttergesellschaft hat, die z. B. in Deutschland tätig ist. Um alles noch schlimmer zu machen, erfüllt diese Dokumentation nicht die formalen Anforderungen der polnischen Steuervorschriften. Es ist leicht zu erraten, welche Folgen dies haben könnte – sehr oft stellen die polnischen Finanzbehörden solch eine "Konzerndokumentation“ in Frage, und sei es nur, weil sie den polnischen Rechtsvorschriften nicht entspricht.

Ist das auch bei den konzerninternen Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden der Fall? Zum Glück – nein. Aufgrund der Veränderungen im Rechnungslegungsgesetz können wir sagen, dass wir näher an den entwickelten Ländern sind, wo das Marktsystem viel länger als in Polen existiert und die Rechnungslegungsgrundsätze länger angewendet werden. Die seit 2002 schrittweise eingeführten weiteren Änderungen in dem RLG-PL haben uns den weit gefassten internationalen Standards näher gebracht, obwohl es, wie die oben genannten Beispiele zeigen, noch einige Vorschriften gibt, die zumindest neu diskutiert oder aktualisiert werden könnten. Vergleicht man die Konzerngrundsätze der Konzerne aus den USA, Kanada, Großbritannien, Deutschland oder den Niederlanden mit den Grundsätzen der Tochtergesellschaften in Polen, so wird es immer Unterschiede geben, obwohl sie – es muss darauf hingewiesen werden – nicht selten auf unangemessene Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden oder auf die in diese Methoden aufgenommenen Regeln im Bereich des Steuerrechts zurückzuführen sind.

Bewährte Lösungen

Mit anderen Worten, um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten die Handelsbücher aufgrund von Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden geführt werden, die auf Basis eines Geschäftsmodells entwickelt wurden und dann regelmäßig aktualisiert werden. Bei RSM Poland gelingt uns dies im Rahmen der Beratungsdienstleistungen – wir passen die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden an die Art der Geschäftstätigkeit des jeweiligen Unternehmens an, so dass keine Diskrepanz zwischen dem Jahresabschluss und z. B. dem Konsolidierungspaket oder dem Berichtspaket der Geschäftsführung überhaupt besteht.

Ich glaube, dass diese Überlegungen neue Fragen aufgeworfen und zu weiteren Diskussionen geführt haben, die sich in unseren nächsten Beiträgen widerspiegeln werden, in denen unsere Experten einen neuen und fachkundigen Überblick über die betreffenden Fragen geben können.

Natürlich empfehlen wir Ihnen, sich wie immer mit den Experten von RSM Poland direkt in Verbindung zu setzen.


[1] Es handelt sich um eine Geldstrafe und Freiheitsstrafe im Falle u.a. der Nichtführung oder der nicht ordnungsgemäßen Führung der Handelsbücher.
[2] (GBl. 2018, Fn. 649; Gesetz vom 6. März 2018 über die Grundsätze der Beteiligung ausländischer Unternehmer und anderer ausländischer Personen am Wirtschaftsverkehr im Hoheitsgebiet der Republik Polen.
[3] Summen- und Saldenliste.
[4] www.gov.pl/web/finanse/czy-jest-mozliwe-sporzadzanie-w-innej-walucie-niz....

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