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Zweigniederlassung und Repräsentanz einer ausländischen Gesellschaft in Polen – (attraktive) Alternativen für Gründung einer Gesellschaft?

Krzysztof WARAKOMSKI
Corporate Advisory Supervisor bei RSM Poland
Legal Counsel/ Radca Prawny

In unserer Corporate Advisory-Praxis beobachten wir weiterhin, dass die meisten ausländischen Gesellschaften, die in den polnischen Markt eintreten wollen, gründen dazu eine neue Handelsgesellschaft. Grundsätzlich entscheiden sie sich für eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (poln. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością). Eigentlich ist es kein Wunder. Diese Gesellschaft kennzeichnet sich einerseits durch ein (relativ) einfaches Gründungsverfahren und geringe Anforderungen für Mindeststammkapital (5.000 PLN), andererseits durch die Freizügigkeit im Anteilshandel und breite Möglichkeiten der Anpassung des Gesellschaftsmodells an die Bedürfnisse der Gesellschafter. Dadurch ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung ein wirklich elastisches Instrument für die Ausübung einer wirtschaftlichen Tätigkeit im verschiedenen Umfang und für verschiedene Branchen. Nicht immer ist jedoch die Gründung einer Tochtergesellschaft in Polen (und ihre nachhaltige Erhaltung) vernünftig. Zum Beispiel dann, wenn eine ausländische Gesellschaft in Polen nur ein vorübergehendes Projekt durchführen sollte bzw. nur ihre Anwesenheit auf dem polnischen Markt hervorheben möchte, kann ein ausländischer Unternehmer die Alternativen für die Gründung einer Gesellschaft in Polen – Eröffnung einer Zweigniederlassung oder Repräsentanz seiner ausländischen Gesellschaft – in Erwägung ziehen.

Zweigniederlassung einer ausländischen Gesellschaft in Polen – Ausübung der wirtschaftlichen Tätigkeit in vereinfachter Form

Die Zweigniederlassungen können sowohl ohne Einschränkungen durch die Gesellschaften mit dem Sitz im Gebiet der Europäischen Union, als auch durch die Gesellschaften mit dem Sitz außerhalb der Union gegründet werden, aber nur dann, wenn der Sitzstaat der Gesellschaft den polnischen Gesellschaften die Gründung von Zweigniederlassungen auf seinem Gebiet gemäß dem Prinzip der Gegenseitigkeit ermöglicht. Es ist daran zu erinnern, dass seit 1. Januar 2021 als Gesellschaften außerhalb der Europäischen Union auch Gesellschaften mit dem Sitz in Großbritannien gelten. Mehr zu Änderungen über die Aufnahme der wirtschaftlichen Tätigkeit durch britische Gesellschaften und britische Staatsangehörige seit 1. Januar 2021 schrieben wir im vorherigen Beitrag auf unserem Blog. Die Zweigniederlassung einer ausländischen Gesellschaft kann eigentlich als ihre „Erstreckung” auf das Gebiet Polens bezeichnet werden. Über eine Zweigniederlassung kann ein ausländischer Unternehmer die wirtschaftliche Tätigkeit auf dem Gebiet Polens in Grenzen der durch die ausländische Gesellschaft ausgeübten Tätigkeit ausüben, was zweifelsohne das wichtigste Merkmal einer Zweigniederlassung ist. Mit anderen Worten darf der Gegenstand der in Polen im Rahmen einer Zweigniederlassung ausgeübten wirtschaftlichen Tätigkeit über den Gegenstand der wirtschaftlichen Tätigkeit der Gesellschaft, die die Zweigniederlassung im Ausland gründet, nicht hinausgehen. Die Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmers in Polen ist in das Landesgerichtsregister [KRS] (gleich wie die in Polen gegründeten Gesellschaften) einzutragen. Sie hat aber keine eigene Rechtspersönlichkeit (also ist sie im Gegensatz zu einer in Polen gegründeten Gesellschaft keine separate juristische Person), keine eigenen Organe, Satzung oder Stammkapital. Die Zweigniederlassung handelt im geschäftlichen Verkehr unter der Firma der ausländischen Gesellschaft mit der in die polnische Sprache übersetzten Rechtsform und dem Zusatz „oddział w Polsce” [dt. Zweigniederlassung in Polen]. Im Bereich der im Rahmen der Zweigniederlassung ausgeübten Tätigkeit wird die ausländische Gesellschaft von einem von ihr bestellten Vertreter – der gewählten natürlichen Person – vertreten. Es kann sowohl ein polnischer Staatsangehöriger, als auch ein Ausländer sein. Der Vertreter, der in den betroffenen Vorschriften als „Person, die in der Zweigniederlassung zur Vertretung des ausländischen Unternehmers befugt ist” bezeichnet wird, leitet die Zweigniederlassung in Polen und ist in dem Landesgerichtsregister angegeben. Es ist auch zu beachten, dass die Zweigniederlassung einer ausländischen Gesellschaft (so wie die in Polen registrierten Gesellschaften) verpflichtet ist, die Rechnungslegung gemäß den Grundsätzen des polnischen Rechnungslegungsgesetzes (z.B. im Bereich der Führung der Handelsbücher oder Aufstellung der Jahresabschlüsse) durchzuführen.

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Repräsentanz einer ausländischen Gesellschaft in Polen – nur für Werbezwecke

Anders als eine Zweigniederlassung einer ausländischen Gesellschaft kann eine Repräsentanz in Polen nur für Werbezwecke des ausländischen Unternehmers genutzt werden. Es ist also nicht möglich, im Rahmen einer Repräsentanz die wirtschaftliche Tätigkeit auszuüben. Die Repräsentanzen können sowohl durch die Gesellschaften mit dem Sitz im Gebiet der Europäischen Union, als auch durch die Gesellschaften mit dem Sitz außerhalb der Union gegründet werden, unabhängig davon, ob der Sitzstaat der jeweiligen Gesellschaft den polnischen Gesellschaften die Gründung von Repräsentanzen gemäß dem Prinzip der Gegenseitigkeit ermöglicht. Es ist ein weiterer wichtiger Unterschied gegenüber der Zweigniederlassung. Die Repräsentanz ist in das Register der Repräsentanzen der ausländischen Unternehmer einzutragen, das von dem Minister für Entwicklung, Arbeit und Technologie geführt wird. Die Eintragung erfolgt für zwei Jahre. Sie kann auf Antrag des ausländischen Unternehmers, der vor dem Ablauf der Gültigkeitsdauer der Eintragung eingereicht wird, für weitere zwei Jahre verlängert werden. So wie die Zweigniederlassung hat die Repräsentanz keine eigene Rechtspersönlichkeit (also so wie die Zweigniederlassung ist sie keine separate juristische Person), keine eigenen Organe, Satzung oder Stammkapital. Die Repräsentanz handelt unter der der Firma der ausländischen Gesellschaft mit dem Zusatz „przedstawicielstwo w Polsce” [dt. Repräsentanz in Polen]. Ähnlich wie im Falle einer Zweigniederlassung ist ein ausländischer Unternehmer verpflichtet, einen Vertreter für die Repräsentanz zu bestellen. Zum Vertreter kann eine natürliche Person – sowohl ein polnischer Staatsangehöriger, als auch ein Ausländer – gewählt werden. Der Vertreter, der in den betroffenen Vorschriften als „Person, die in der Repräsentanz zur Vertretung des ausländischen Unternehmers befugt ist” bezeichnet wird, leitet die Repräsentanz in Polen und ist in dem Register der Repräsentanzen der ausländischen Unternehmer angegeben. So wie für die Zweigniederlassung muss man auch für die  Repräsentanz die Rechnungslegung gemäß den Grundsätzen des polnischen Rechnungslegungsgesetzes durchführen.

Soll man die Errichtung einer Zweigniederlassung oder Repräsentanz in Polen anstatt einer neuen Gesellschaft in Erwägung ziehen?

Die Antwort auf diese Frage richtet sich grundsätzlich nach den Bedürfnissen des jeweiligen ausländischen Unternehmers, insbesondere nach dem Charakter der Tätigkeit, die er in Polen aufnehmen will. Ist das Ziel seiner Anwesenheit in Polen die Ausübung einer regelmäßigen, langfristigen Wirtschaftstätigkeit auf dem polnischen Markt, dann ist die Errichtung einer neuen Gesellschaft meisten am angemessensten. Angesichts der ständig steigenden Anzahl der Pflichten (und Kosten ihrer Erfüllung), die mit der Gründung und Erhaltung einer Gesellschaft in Polen zusammenhängen (wie zum Beispiel Pflichten zur Bekanntgabe der wirtschaftlichen Eigentümer, Beantragung der elektronischen Signaturen, Führung der Register der Anteilseigner bei Aktiengesellschaften u.dgl.) ist jedoch die Gründung einer Gesellschaft nicht in jedem Fall eine optimale Lösung. Man soll dann die Errichtung einer Zweigniederlassung oder Repräsentanz in Polen überlegen. Zwar hängt deren Gründung und Führung mit bestimmen Formalitäten und Kosten zusammen, aber sie sind kleiner als im Falle der Gründung einer neuen Gesellschaft.

Zusammenfassung

Die Gründung bzw. der Erwerb einer separaten Gesellschaft von einem ausländischen Unternehmer scheint in den meisten Fällen die flexibelste Form der Aufnahme der wirtschaftlichen Tätigkeit in Polen zu sein. Es ist jedoch zu beachten, dass das mit den bestimmten Kosten und Pflichten zusammenhängt. Deswegen ist jeweils zu überlegen, ob es in dem jeweiligen Fall nicht zutreffender wäre, eine Zweigniederlassung oder Repräsentanz zu errichten, was weniger Formalitäten und Kosten nach sich zieht.

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