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Wann sollte eine Finanzbuchhaltungssoftware geändert werden? Grundlegende Fragen im Zusammenhang mit der Implementierung einer neuen Software für die Buchhaltung

14 Januar 2022

Wann sollte eine Finanzbuchhaltungssoftware geändert werden? Grundlegende Fragen im Zusammenhang mit der Implementierung einer neuen Software für die Buchhaltung

In diesem Beitrag erfahren Sie:

  • woher man wissen soll, dass die Finanzbuchhaltungssoftware eines Unternehmens geändert werden sollte;
  • wie eine Software die Durchführung von Buchhaltungsaufgaben erleichtern kann;
  • was bei der Übertragung von Buchhaltungsdaten zu beachten ist.

 

Ewelina ZAWIERUCHA
Accounting Manager bei RSM Poland
 

Mit dem Ende des alten Jahres und Anfang des neuen Jahres erwägen einige Geschäftsinhaber und Hauptbuchhalter, die Buchhaltungssoftware ihres Unternehmens zu ändern. Dies ist keine leichte Entscheidung und nicht nur mit schwerwiegenden Folgen in Bezug auf Steuerabrechnungen belastet, sondern auch oft mit hohen Aufwendungen für Lizenz und Implementierung der geeigneten Software verbunden.

Wie wählt man eine Finanz- und Buchhaltungssoftware für unsere Unternehmen, Stiftungen oder Vereine? Dem Auswahlprozess sollte eine Analyse vorangehen, bei der dieser Beitrag helfen kann.

Um die Änderung der Buchhaltungssoftware vernünftig anzugehen, ist es daher zunächst notwendig:

  • darüber nachzudenken, warum wir mit der aktuellen Software unzufrieden sind und unsere Zweifel mit der Buchhaltungsabteilung besprechen,
  • die Möglichkeiten zu analysieren, Verbesserungen an der verwendeten Software vorzunehmen und ihre Funktionalität durch eine Erweiterung (sog. "Upgrade") zu erhöhen sowie ihre Kosten abzuschätzen.

Bevor wir die Software ändern, sollten wir überlegen, was eine gute Buchhaltungssoftware für uns bedeutet. Die grundlegenden Anforderungen, die an diese Art von Software gestellt werden sollten, sind natürlich diejenigen, die sich auf die Einhaltung der geltenden Steuer- und Rechnungslegungsvorschriften und die Ermöglichung der korrekten Erfüllung von Steuerabrechnungen und Finanzberichterstattungspflichten beziehen. Es lohnt sich jedoch auch, die Funktionalität eines bestimmten Produkts, seine Anpassung an die Bedürfnisse der Benutzer sowie seine Intuitivität und Benutzerfreundlichkeit zu berücksichtigen.

Es ist ziemlich offensichtlich, dass eine gute Buchhaltungssoftware eine ist, die keine zusätzliche Arbeit und Probleme bereitet und es gleichzeitig einfacher macht, die häufigsten und kompliziertesten Aufgaben durchzuführen.

Wie führt man ein Audit von Finanz- und Buchhaltungssoftware durch?

Um den Änderungsbedarf und die Anforderungen an eine neue Buchhaltungssoftware richtig einzuschätzen, wenden Sie sich an Ihre Buchhaltungsabteilung, um Folgendes zu bestimmen:

  • Welche Art von Fehlern entsteht am häufigsten bei der Eingabe von Unterlagen und wirkt sich der Aufbau der aktuell verwendeten Software darauf aus?
  • Erlaubt das aktuelle System das laufende Auffinden und Korrigieren von Fehlern bei der Dateneingabe?
  • Ist das aktuelle System an die Anzahl und Art der verarbeiteten Unterlagen angepasst?
  • Weist das aktuelle System Bereiche auf, die den Anforderungen an eine effiziente Kontrolle nicht gerecht werden, d.h. ineffizient sind und die Überprüfung von Unterlagen langwierig und mühsam machen?
  • Weist das aktuelle System Bereiche auf, die schwierig zu bedienen und nicht intuitiv sind, z.B. erfordert Aktivitäten an vielen Stellen?
  • Dauert die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters, damit er frei am bestehenden System arbeiten kann, zu lange?

Wenn Sie mithilfe der Buchhalter im aktuellen System Bereiche identifizieren, die verbessert werden müssen, überlegen Sie, ob sie technisch machbar sind und wie hoch ihre Kosten wären (einschließlich Arbeitskosten der Buchhalter im Zusammenhang mit dem Testen von Lösungen).

Nehmen Sie auch unter die Lupe interne Verfahren (nicht nur in der Buchhaltungsabteilung), da sich diese auf die Effektivität der Eingabe von Unterlagen auswirken können.

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Was tun, wenn die Buchhaltungssoftware unseren Erwartungen nicht entspricht?

Wenn das Ergebnis der vorgenannten Analyse für das bisher verwendete System nicht positiv ist und die Implementierung einer neuen Software notwendig ist, gibt es nichts anderes zu tun, als konkrete Schritte einzuleiten. Damit der gesamte Prozess reibungslos abläuft, sollte man Folgendes tun:

  • die Angebote anderer Software, die im Rahmen des geplanten Budgets verfügbar ist, überprüfen und ihre Pakete vergleichen, unter besonderer Berücksichtigung von Lösungen, die für uns am wichtigsten sind,
  • einen Zeitplan für die Implementierung der neuen Software entwickeln und prüfen, welche Aktivitäten von der Buchhaltungsabteilung durchgeführt werden können und welche eine IT-Unterstützung (extern und / oder intern) erfordern,
  • ein Stundenbudget für die Implementierung erstellen.

Übernahme der Buchhaltungsdaten in das neue System

Im Falle einer Entscheidung, die Buchhaltungssoftware zu ändern, ist zu überlegen, welche Daten aus dem alten System übertragen werden müssen. Unter der Annahme der sogenannten vollständigen Buchführung kann die folgende Liste hilfreich sein. Die wichtigsten Finanz- und Geschäftsdaten sind daher:

  • Datenbank der Geschäftspartner,
  • Kontenrahmen,
  • Eröffnungsbilanz,
  • Offene Posten/Abrechnungen,
  • Sachanlagen,
  • Vorsteuerguthaben und Steuerermäßigung wegen uneinbringlicher Forderungen,
  • Steuerlicher Voranmeldungsteil (JPK-Dateien, Voranmeldungen u. dgl.).

Relevant für die Implementierung eines neuen IT-Buchhaltungssystems ist die Erstellung eines Zeitplans für Arbeitsdurchführung, ihres Stundenbudgets und angemessene Zuweisung von Aufgaben an entsprechende Mitarbeiter. Es ist auch notwendig zu entscheiden, ob man die Unterstützung eines externen IT-Experten in Anspruch nehmen soll.

Es lohnt sich, darüber nachzudenken, wie die Buchhaltungsabteilung in der Übergangsphase arbeiten wird, und zu berücksichtigen, dass es notwendig sein kann, die Bücher in beiden Programmen für einige Zeit gleichzeitig zu führen.

Abschließend wünschen wir Ihnen Mut beim Start von Projekten im Zusammenhang mit Änderungen des Buchhaltungssystems. In der heutigen komplizierten Realität lohnt es sich nämlich nicht, an Arbeitstools für Buchhaltungsabteilungen zu sparen, da sich die Auswirkungen einer unangepassten Software als finanziell schwerwiegender erweisen können als der Kauf eines neuen Systems.

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Autor

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