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Steuerliche Vorprüfung – heißt schneller günstiger?

Aleksandra KORZEŃ
Accounting Manager bei RSM Poland

Mit der Entwicklung der Technologie haben wir uns in den Buchhaltungsbüros allmählich daran gewöhnt, per E-Mail miteinander zu kommunizieren, Dokumente in Form von Scans bereitzustellen und mehr Freiheit im Umgang mit Mitarbeitern des Finanzamtes zu haben. Die Pandemie, die sich in der Verbreitung von Fernarbeit niederschlug, hat auch dazu beigetragen, den Informationsaustausch zwischen Buchhaltern und Beamten zu vereinfachen. Bedeutet dies jedoch, dass die Digitalisierung ausreicht, um alle Probleme im Zusammenhang mit der Buchführung zu lösen?

Arbeit in der Buchhaltung gestern...

Im Laufe der Jahre, in denen ich Erfahrungen mit der Erbringung von Buchhaltungs-Outsourcing-Dienstleistungen gesammelt habe, habe ich mich mit Dutzenden von Aufforderungen aus den Finanzämtern im Rahmen der steuerlichen Vorprüfung auseinandergesetzt. Als Accounting Manager habe ich jeden Tag mit der Umsatzsteuer und Ertragsteuern zu tun und ich leite ein Team von Fachkräften, die die Bücher unserer Mandanten so führen, dass ordnungsgemäße Abrechnungen und die rechtzeitige Berichterstattung an die Behörden gewährleistet sind.

Dadurch hatte ich die Gelegenheit zu beobachten, wie sich die Formen des Kontakts mit Beamten, die Einstellung öffentlicher Behörden gegenüber dem Steuerpflichtigen und die Zusammenarbeit mit uns – den Buchhaltern spezialisierter Beratungsgesellschaften allmählich veränderten. Viele unsere Mandanten ergreifen nämlich die Maßnahmen, die nicht nur Finanz- und Buchhaltungskenntnisse, sondern auch die Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden erfordern – sie beantragen Mehrwertsteuererstattungen, Anrechnung der Mehrbeträge auf die Steuerschulden oder Verteilung der Zahlungen auf Raten. Meistens führt jede solche Handlung dazu, dass der zuständige Beamte Kontakt zu der Person aufnimmt, die das Unternehmen vertritt. Bei der Erfüllung von Outsourcing-Aufgaben erhalten wir daher bei RSM Poland die Aufforderungen zur Erläuterung oder Übermittlung von zusätzlichen Unterlagen. Manchmal umfasst die Liste dieser Anforderungen mehrere DIN-A4-Seiten.

Es ist daher leicht zu erraten, dass Telefonanrufe an das Büro oder sogar persönliche Besuche der Mitarbeiter des Finanzamtes für unsere Buchhalter nie eine große Überraschung waren. Um die Aufgaben mit der erforderlichen Sorgfalt zu erfüllen und den Bedürfnissen der Mandanten gerecht zu werden, haben wir Dutzende von Rechnungen und anderen Dokumenten kopiert und dann an das Amt direkt übermittelt oder per traditioneller Post versandt, um die Ordnungsmäßigkeit der Abrechnungen nachzuweisen und die Behörde davon zu überzeugen, dass dem betreffenden Unternehmen eine Steuerrückerstattung zusteht. Jede Kopie des Dokuments, die wir in diesem Fall gemacht haben, musste dabei von der dazu befugten Person als mit dem Original übereinstimmend beglaubigt werden, was zusätzliche Probleme aufwarf, indem das gesamte Verfahren dadurch verlängert wurde.

Diese Zeiten sind mit der fortschreitenden Digitalisierung glücklicherweise vorbei.

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...und Buchhaltung im Zeitalter der heutigen Online-Kommunikation

Die Pandemie hat uns noch weiter in die virtuelle Welt versetzt und es lässt sich feststellen, dass viele Steuerpflichtige, die sich nicht direkt an die Behörden wenden, in dem Glauben leben, dass die Kommunikation mit den Finanzbehörden im Grunde einfach ist, keinen großen Arbeitsaufwand erfordert und nicht mit Stress oder Risiken behaftet ist. Solche Personen meinen, dass eine schnelle Reaktion auf eine E-Mail, mit der die Zustellung einer Reihe von Unterlagen gefordert wird, oder eine umfassende Antwort auf eine telefonische Anfrage, sie zur Verfügung zu stellen, ihnen ermöglichen wird, einfach und schnell eine Steuerrückerstattung oder die erwartete Entscheidung zu erhalten. Nichts könnte leider falscher sein.

Die meisten unseren Mandanten unterliegen den spezialisierten Finanzämtern, die Unternehmen mit Fremdkapital bedienen, meist mit einem Umsatz von mehreren Millionen, denen viele zusätzliche rechtliche Anforderungen gestellt werden.

Während wir also in Polen in Bezug auf die Digitalisierung von Art und Weise der Datenbereitstellung und die Formen der Kommunikation mit öffentlichen Behörden einen Schritt nach vorn gemacht haben, bleiben viele Bestimmungen – u.a. die ein Teil der Abgabenordnung sind – seit Jahren unverändert. Und obwohl viele Beamte allein versuchen, den Prozess zu erleichtern und zu beschleunigen, indem sie die Übermittlung (manchmal sehr wichtiger) Informationen per einfache E-Mail anfordern, ist das für den Steuerpflichtigen nicht immer vorteilhaft.

Daher empfehlen wir unseren Mandanten weiterhin, sich mit den Behörden offiziell schriftlich zu kommunizieren. Die steuerliche Vorprüfung wurde nämlich nach dem Willen des Gesetzgebers auf die Überprüfung der formalen Konformität von Daten und Dokumenten beschränkt, was den Finanzbehörden jedoch keine Möglichkeit bietet, ein Beweisverfahren durchzuführen. Ein Steuerpflichtiger, der weder an einem Steuerverfahren noch an einer Betriebsprüfung beteiligt ist, darf sich nicht zu den von der Behörde gesammelten Unterlagen und Informationen äußern.

Professionelles Outsourcing garantiert Sicherheit

Erfahrene Buchhalter sind in der Regel in der Lage, fehlerfrei zu beurteilen, ob es in einer bestimmten Geschäftssituation eine Rechtsgrundlage gibt, die die Finanzbehörden im Rahmen der steuerlichen Vorprüfung ermächtigen würde, den betreffenden Steuerpflichtigen aufzufordern, verschiedene Verträge, Erläuterungen und Zahlungsbestätigungen vorzulegen – natürlich, wenn die Unterlagen in einer Fremdsprache geführt würden, zusammen mit ihrer obligatorischen Übersetzung ins Polnische.

Die große Anzahl von Vorschriften und die Besonderheiten der Arbeitsweise der polnischen Behörden führen daher dazu, dass manchmal erst die Unterstützung eines erfahrenen Steuerberaters, der bei der Ausarbeitung einer professionellen schriftlichen Antwort auf eine Aufforderung des Finanzamtes oder durch die Kenntnis der Bestimmungen der Abgabenordnung hilft, die in den Unterlagen enthaltenen Daten und Abrechnungen angemessen zu begründen, die gewünschte Wirkung in Form einer raschen Entscheidung zugunsten des Steuerpflichtigen hat.

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