Mitteilung VAT-23 – Erwerb eines Fahrzeugs aus einem Mitgliedstaat

Elżbieta MAJCHRZAK
Junior Accountant bei RSM Poland

Ilona KOZIEŁ
Accounting Assistant bei RSM Poland

Wenn unser Unternehmen ein Fahrzeug aus einem EU-Mitgliedsstaat erwirbt, liegt nach steuerlichen Vorschriften ein innergemeinschaftlicher Erwerb vor. Daraus ergeben sich zusätzliche Pflichten, die wir als Unternehmer erfüllen müssen. Und unabhängig davon, ob wir uns für den Kauf eines gebrauchten oder eines neuen Pkw entschieden haben, müssen wir die Mitteilung VAT-23 erstellen und uns auf die Zahlung der Umsatzsteuer vorbereiten

Erwerb von Fahrzeugen – nicht so schrecklich, wie er dargestellt wird

Lassen Sie uns das Formular, das als Mitteilung VAT-23 eingereicht wird, am Beispiel eines Unternehmers analysieren, der Beförderungstätigkeiten in Polen ausübt und Waren befördert.

Mit der steigenden Nachfrage nach seinen Dienstleistungen und um immer mehr Vorteile zu erzielen, wird der Unternehmenseigner früher oder später die Möglichkeit in Betracht ziehen, neue Fahrzeuge zu erwerben. Unternehmer entscheiden sich meistens dafür, ein Fahrzeug direkt in Polen zu kaufen, aber der Kauf im Inland ist nicht immer die einzige richtige Option. Das Unternehmen kann ein interessantes Angebot zum Kauf eines gebrauchten Pkw (oder eines anderen Fahrzeugs) aus dem Ausland erhalten. Und manchmal, nach der Analyse aller Aspekte im Zusammenhang mit einem solchen Kauf, stellt sich heraus, dass es sich lohnt, einen Anbieter von außerhalb Polens zu wählen. Sofern der Lieferant unseres Fahrzeugs auf dem Gebiet eines EU-Mitgliedstaates tätig ist, entscheiden wir uns somit für einen innergemeinschaftlichen Erwerb.

Denken Sie daran, dass bei solchen Umsätzen wie Kauf eines Fahrzeugs zusätzliche Formalitäten erledigt werden müssen. Eine der wichtigsten ist die Pflicht zur Abrechnung der Umsatzsteuer (USt).

Welches VAT-Formular benötigen Sie beim Kauf eines gebrauchten Fahrzeugs?

Ein innergemeinschaftlicher Erwerb unterliegt der Besteuerung (unabhängig davon, ob das Fahrzeug neu oder gebraucht ist) in dem Land, in dem das Fahrzeug genutzt oder zugelassen wird.

Der Steuerpflichtige ist verpflichtet, innerhalb von 14 Tagen nach dem Umsatz die Mitteilung VAT-23 zu erstellen und die Umsatzsteuer an das zuständige Finanzamt zu zahlen. Dies ist jedoch nicht das Ende. Der Unternehmer muss nicht nur daran denken, den entsprechenden Steuerbetrag rechtzeitig zu zahlen – die Bestimmungen des Gesetzes erfordern auch die Einreichung bestimmter Formulare (beim Finanzamt) und die Bereitstellung von Unterlagen über den Kauf des jeweiligen Fahrzeugs (dies kann z. B. eine Rechnung sein). Eine Ausnahme von dieser Regel ist die Situation, in der zusätzliche Voraussetzungen vorliegen, die den Steuerpflichtigen von dieser Verpflichtung befreien.

Wenn der Steuerpflichtige das gekaufte Fahrzeug nicht in Polen zulassen lassen bzw. nutzen wird, braucht er keine zusätzlichen Mitteilungen zu erstellen und Formulare auszufüllen, die beim Finanzamt eingereicht werden. Der Unternehmer weist dann das gekaufte Fahrzeug als Gegenstand nur in dem von ihm ergänzten Formular JPK_V7M aus.

Beim innergemeinschaftlichen Erwerb eines Fahrzeugs geht es nicht nur um die Pflicht zur Einreichung einer VAT-Mitteilung

Abgesehen von der Höhe der Steuer, die für den Kauf eines ausländischen gebrauchten Pkw fällig wird, sollten wir noch eine weitere wichtige Vorschrift beachten. Sie ergibt sich aus dem Straßenverkehrsgesetz und bestimmt, dass im Falle eines Fahrzeugs, das kein neues Transportmittel ist, sondern im Hoheitsgebiet eines EU-Mitgliedstaates erworben wurde, der Fahrzeughalter verpflichtet ist, es innerhalb von 30 Tagen nach Entstehung der Verpflichtung zulassen zu lassen, d.h. innerhalb von 30 Tagen nach dem Tag, an dem das Transportmittel in das Hoheitsgebiet Polens verbracht wurde.

Wenn wir dies nicht tun, droht uns eine finanzielle Sanktion, und wenn die Zulassung des Fahrzeugs erforderlich sein wird, müssen wir dann eine zusätzliche Mitteilung erstellen und die entsprechende Gebühr zahlen (samt Verzugszinsen, wenn die Zahlungsfrist überschritten wurde).

Was muss eine VAT-Mitteilung enthalten und wer schuldet die Steuer?

Fahrzeuge werden sowohl von Privatpersonen als auch Unternehmern gekauft. Eine Privatperson hat eine Mitteilung VAT-23 nur dann einzureichen und die geschuldete Steuer nur dann zu zahlen, wenn das gekaufte Fahrzeug von einem Vertragspartner verkauft wird, der keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat.

Wir wissen also schon, wann es notwendig ist, die Mitteilung VAT-23 zu erstellen und die Steuer zu zahlen – lassen Sie uns nun in wenigen Worten die Angaben besprechen, die ein Unternehmer benötigt, um das Formular zu ergänzen, das beim Finanzamt eingereicht wird. Um VAT-23 korrekt auszufüllen, benötigen wir folgende Angaben zum Fahrzeug:

• Marke und Modell des Fahrzeugs;
• Fahrzeugidentifikationsnummer;
• Baujahr;
• Jahr der Erstzulassung;
• Kilometerstand;
• Kaufpreis – in Übereinstimmung mit der Währung auf der Rechnung, die den Kauf dokumentiert, ohne Umrechnung in PLN;
• Rechnungsdatum und Kaufdatum.

Das gesamte Formular besteht aus fünf Abschnitten – vom A bis E. Im Abschnitt A geben wir das Finanzamt an, im nächsten tragen wir die Angaben zum Unternehmen ein. Im Abschnitt C geben wir die vorgenannten Angaben ein und wir bestimmen den Fahrzeugtyp. Abschnitt D enthält Unterschrift der Person, die die Mitteilung einreicht und die Richtigkeit der Angaben bestätigt. Der letzte Abschnitt ist von dem Mitarbeiter des Finanzamtes zu ergänzen.

Zusammenfassend sollte der Unternehmer beim Kauf eines Fahrzeugs aus dem Gebiet der Europäischen Union daran denken, dass er  verpflichtet ist, die Steuer zu zahlen, die Mitteilung VAT-23 einzureichen und dem Finanzamt die Unterlagen über das erworbene Fahrzeug zukommen zu lassen. Er hat die Steuer innerhalb von 14 Tagen nach Entstehung der Steuerpflicht – d.h. nach dem Erwerb des Fahrzeugs – zu zahlen.