Quellensteuer (WHT) – die häufigsten Probleme

Ewelina KARLIŃSKA
Senior Tax Assistant bei RSM Poland

In letzter Zeit können wir ein zunehmendes Interesse der Finanzämter an der Quellensteuer beobachten, was zu einer erhöhten Anzahl von Prüfungen der Richtigkeit ihrer Abrechnungen führt. Obwohl die neuen Regelungen zur Quellensteuer seit fast einem Jahr in Kraft sind, bereiten sie den Zahlungsverpflichteten und Steuerpflichtigen immer noch viele Probleme. Welche davon sind am schwierigsten?

Welche Fehler machen Zahler?

Nach unserer Erfahrung sind die häufigsten Fehler bei Abrechnungen der Quellensteuer:

• fehlende Überprüfung, ob die jeweilige Zahlung der WHT unterliegt,
• das Versäumnis, den Status des Zahlungsempfängers als wirtschaftlicher Eigentümer zu überprüfen,
• das Fehlen ausreichender Unterlagen für die Anwendung der Quellensteuerbefreiung oder des ermäßigten Quellensteuersatzes,
• fehlende Überprüfung der Grenzwerte für das „Pay and Refund”-Verfahren.

Darüber hinaus haben Steuerpflichtige und Zahlungsverpflichtete viele Zweifel an den Regeln des „Pay and Refund”-Verfahrens, einschließlich der Möglichkeit und Frist für die Einreichung von Erklärungen durch den Zahlungsverpflichteten, der Anträge auf Stellungnahme zur Anwendung der Steuerbegünstigung oder Anträge auf Quellensteuerrückerstattung.

„Pay and Refund”-Verfahren

Die Rechtsvorschriften zur Einführung des „Pay and Refund”-Verfahrens traten 2019 in Kraft, ihre Anwendung wurde jedoch von dem Finanzminister verschoben. Seit dem 1. Januar 2022 ist dieses Verfahren anzuwenden, wenn der Gesamtbetrag der gezahlten Forderungen aus passiven Quellen (z. B. Zinsen, Lizenzgebühren, Dividenden), die der WHT unterliegen, in dem beim diese Forderungen zahlenden (Zahlungsverpflichteten) geltenden Steuerjahr einen Gesamtbetrag von 2.000.000 PLN überstiegen hat und Zahlungen an denselben Steuerpflichtigen – ein ausländisches verbundenes Unternehmen –  geleistet wurden.

In diesem Fall ist der Zahlungsverpflichtete verpflichtet, auf den Betrag über 2.000.000 PLN die Steuer zu dem gesetzlich festgelegten Satz zu erheben, auch wenn er das Recht hat, einen niedrigeren Quellensteuersatz aufgrund des Doppelbesteuerungsabkommens oder eine Quellensteuerbefreiung anzuwenden. Wenn er dann über die erforderlichen Unterlagen verfügt, kann er eine Rückerstattung der zu viel gezahlten Steuer beantragen.

Unsere Erfahrung zeigt, dass Zahlungsverpflichtete oft ein Problem mit der Berechnung des Grenzwertes von 2.000.000 PLN haben

Beispiel: Im Laufe des Jahres zahlte die polnische Gesellschaft A 1.400.000 PLN aus Dividenden und 700.000 PLN aus Lizenzgebühren an die deutsche Gesellschaft B. Gesellschaft A ist verpflichtet, WHT auf den Betrag über 2.000.000 PLN einzuziehen, weil der Wert der aggregierten Beträge der Dividenden und Lizenzgebühren, die an ein Unternehmen gezahlt wurden, 2.000.000 PLN überstieg.

Es sollte jedoch darauf hingewiesen werden, dass die Schwierigkeit bei der richtigen Einstufung des Zahlungstitels in der Praxis ziemlich häufig vorkommt. Dieses Problem betrifft weitgehend den Begriff der Lizenzgebühren, dessen breiter Umfang zahlreiche Auslegungszweifel aufwirft, insbesondere wenn er mit den Bestimmungen eines Handelsvertrags verglichen werden muss, dessen Gegenstand eine Lizenz ist oder sein kann.

Erklärung des Zahlungsverpflichteten

Die Abgabe einer Erklärung durch den Zahlungsverpflichteten ist eine von zwei Möglichkeiten, um die Notwendigkeit der Anwendung des „Pay and Refund”-Verfahrens zu vermeiden. In der Erklärung gibt der Zahlungsverpflichtete an, dass er:

• über gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen für die Anwendung eines ermäßigten Steuersatzes oder einer Steuerbefreiung oder Nichterhebung der Steuer verfügt,
• nach Durchführung einer Überprüfung keine Kenntnis hat, welche die Vermutung begründet, dass Umstände vorliegen, die die Anwendung des jeweiligen Steuersatzes oder der Befreiung oder Nichterhebung der Steuer ausschließen.

In der derzeitigen Rechtslage ist eine solche Erklärung spätestens am Tag der Zahlung der Steuer für den Monat einzureichen, in dem der oben genannte Grenzwert überschritten wurde. Wenn diese Frist nicht eingehalten wird, muss der Zahlungsverpflichtete die Steuer erheben und das „Pay and Refund”-Verfahren anwenden. Die Novelle des Körperschaftsteuergesetzes sieht jedoch eine Verlängerung der Frist für die Abgabe der Erklärung vor. Die Zahlungsverpflichteten haben Zeit dafür bis zum letzten Tag des zweiten Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Grenzwert von 2.000.000 PLN überschritten wurde. Die Übergangsbestimmungen weisen darauf hin, dass diese Änderung für Forderungen gilt, die nach dem 31. Dezember 2022 zur Verfügung gestellt oder gezahlt werden.

Bisher konnte der Zahlungsverpflichtete bis zum Ende des zweiten Monats nach dem Monat, in dem die Erklärung abgegeben wurde, weitere Zahlungen ohne Abzug von WHT leisten. Dann war er verpflichtet, bis zum 7. Tag des Monats, der auf den Monat folgte, in dem die oben genannte Frist abgelaufen war, eine weitere (zweite) Erklärung vorzulegen, in der er erklärte, dass er über entsprechende Unterlagen verfügt und zum Zeitpunkt weiterer Zahlungen eine Überprüfung durchgeführt hatte.

Infolge der Änderung des Körperschaftsteuergesetzes wurde die Gültigkeit der von dem Zahlungsverpflichteten zum ersten Mal eingereichten Erklärungen bis zum letzten Tag seines Steuerjahres verlängert, so dass das „Pay and Refund”-Verfahren bis zu diesem Tag nicht angewendet werden muss. Bei weiteren Zahlungen ist eine weitere Erklärung muss bis zum letzten Tag des auf das Ende des Steuerjahres folgenden Monats vorzulegen.

Die Bestimmungen über die Frist für die Abgabe der Erklärung waren vor dem Inkrafttreten der geänderten Rechtsvorschriften aufgrund ihrer nicht präzisen Formulierung und einer strengen Auslegung definitiv ein großes Problem für Zahlungsverpflichtete. Die Änderung der Vorschriften beseitigt jedoch nicht alle Zweifel, weil die Unterlagen und Informationen, die von dem Zahlungsverpflichteten überprüft werden müssen, um einen ermäßigten Satz oder eine Steuerbefreiung anzuwenden, nicht angegeben wurden, obwohl das Gesetz dem Zahlungsverpflichteten die Verpflichtung auferlegt, eine solche Überprüfung durchzuführen.

Stellungnahme zur Anwendung der Steuerbegünstigung

Die Beantragung einer Stellungnahme zur Anwendung der Steuerbegünstigung ist die zweite Möglichkeit, um die Notwendigkeit der Anwendung eines „Pay and Refund”-Verfahrens zu vermeiden. Ein Antrag auf Stellungnahme zur Anwendung der Steuerbegünstigung kann sowohl von dem Zahlungsverpflichteten als auch von dem Steuerpflichtigen gestellt werden. Die Einreichung dieses Antrags unterliegt einer Gebühr von 2.000 PLN.

Die Stellungnahme zur Anwendung der Steuerbegünstigung wird unverzüglich, spätestens innerhalb von 6 Monaten nach Eingang des Antrags bei dem jeweiligen Finanzamt abgegeben. In der Regel ist eine Stellungnahme 36 Monate ab ihrer Abgabe gültig, es sei denn, dass sich während dieser Zeit die tatsächlichen Umstände wesentlich ändern, die sich auf die Erfüllung der Voraussetzungen für die Inanspruchnahme einer Steuerbefreiung oder eines ermäßigten Steuersatzes auswirken können.

Eine Stellungnahme zur Anwendung der Steuerbegünstigung gilt aufgrund der Beschränkung der Haftung des Zahlungsverpflichteten für die Nichterhebung der Steuer und der Falschbeurkundung als eine sicherere Lösung als eine Erklärung.

Wie können Unregelmäßigkeiten verhindert werden?

Die Probleme bei der Quellensteuerabrechnung werden sicherlich durch die mangelnde Klarheit der Regelungen sowie ihre uneinheitliche und meistens restriktive Auslegung durch die Finanzbehörden verursacht. Darüber hinaus erhöhen die Verschiebung des Inkrafttretens der Vorschriften (von 2019 auf 2022) und ihre häufigen Änderungen die Wahrscheinlichkeit, dass Zahlungsverpflichtete die Fehler bei der Abrechnung der WHT machen werden.

Um das Risiko der Unregelmäßigkeiten zu minimieren, lohnt es sich, die Höhe der Zahlungen an ausländische verbundene Unternehmen zu kontrollieren, um die Verpflichtung zur Anwendung des „Pay and Refund”-Verfahrens (d. h. Einfrieren von Zahlungsmitteln) zu vermeiden und rechtzeitig eine Erklärung vorzulegen oder eine Stellungnahme zur Anwendung der Steuerbegünstigung zu beantragen.

Darüber hinaus können sich die Kontrolle und eine ordnungsgemäße Verwaltung von Zahlungen, die der Quellensteuer unterliegen (sowie die Anwendung von Methoden zur Vermeidung des „Pay and Refund”-Verfahrens) positiv auf den Cashflow des Unternehmens auswirken.

Daher empfehlen wir Ihnen die Einführung von Lösungen, die das Risiko von Unregelmäßigkeiten bei der Quellensteuerabrechnung mindern. Dies können u.a. die Einhaltung höchster Sorgfalt oder Anweisungen für die Quellensteuerabrechnung sein. Die Überwachung der Zahlungen an die einzelnen verbundenen Unternehmen spielt ebenfalls eine Schlüsselrolle.

Bei Fragen oder Zweifeln hierzu stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.