Kostenabgeltung bei fernarbeit vs. Einkommensteuer

Karolina BARTKOWIAK
Tax Supervisor bei RSM Poland

Wie wir in den frueheren Beitraegen bereits angedeutet haben, sind in Zusammenhang mit der Verkuendung der Corona-Epidemie-Notlage im Jahr 2020 auch die Bestimmungen des Gesetzes vom 2. Maerz 2020 ueber Sonderlösungen zur Verhinderung, Abwendung und Bekaempfung von COVID-19, der anderen Infektionskrankheiten und der dadurch verursachten Krisensituationen (sog. Sondergesetz) in Kraft getreten. Zu den oben genannten Regelungen gehörte auch die Möglichkeit des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer anzuweisen, die Fernarbeit zu leisten. Diese Möglichkeit gilt nur waehrend der epidemischen Notlage oder Epidemiegefahr sowie 3 Monate nach ihrer Aufhebung. Es ist jedoch zu beachten, dass Fernarbeit auch nach Ablauf der oben genannten Zeitraeume geleistet werden kann, selbst aufgrund der Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuches (als sogenannte Telearbeit).

In diesem Zusammenhang bestehen zunehmend Zweifel bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern, ob etwaige Zulagen oder Entschaedigungen, die dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit dem immer beliebter werdenden Homeoffice gezahlt werden (solche wie z.B. Kostenabgeltung fuer Nutzung eines privaten Internetanschlusses, den erhöhten Strom-, Wasser- oder Heizungsverbrauch) ein mit der Einkommensteuer zu versteuerndes Einkommen darstellen. Das Thema ist auch aus der Sicht auslaendischer Unternehmen wichtig, die Arbeitnehmer in Polen beschaeftigen.

Bei der Beantwortung dieser Frage ist zu beruecksichtigen, in welchem Zeitraum Fernarbeit ausgeuebt wird.

Fernarbeit waehrend der epidemischen Notlage bzw. Epidemiegefahr und 3 Monate nach ihrer Aufhebung

Wie oben angegeben wurde kann die Fernarbeit waehrend der epidemischen Notlage bzw. Epidemiegefahr und 3 Monate nach ihrer Aufhebung auf der Grundlage der Bestimmungen des Sondergesetzes ausgeuebt werden. Wie aus Art. 3 Abs. 4 des Sondergesetzes hervorgeht, hat der Arbeitgeber die Geraete und Materialien, die fuer die Ausuebung der Fernarbeit erforderlich sind, zur Verfuegung zu stellen und eine solche Arbeit logistisch zu unterstuetzen. Der Gesetzgeber wies jedoch darauf hin, dass ein Arbeitnehmer Geraete oder Materialien verwenden darf, die nicht vom Arbeitgeber zur Verfuegung gestellt werden, sofern dies die Achtung und den Schutz vertraulicher Informationen und anderer gesetzlich geschuetzter Geheimnisse ermöglicht.

Die Vorschriften weisen also nur darauf hin, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer die fuer die Fernarbeit erforderlichen Geraete und Materialien zur Verfuegung zu stellen. Dabei ist es irrelevant, wie das sichergestellt wird, d.h. ob es sich dabei um Sachleistungen oder um Barleistungen handelt, die fuer die Verwendung von Geraeten und Materialien des Arbeitnehmers gezahlt werden.

Daher ist davon auszugehen, dass die vom Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Arbeit im Homeoffice an den Arbeitnehmer gezahlten Zuschuesse (z.B. aufgrund erhöhter Kosten des Stromverbrauchs oder der Nutzung eines privaten Internetanschlusses) als Erfuellung der Verpflichtungen aus dem Sondergesetz gelten. Daher stellen diese Betraege kein mit der Einkommensteuer zu versteuerndes Einkommen des Arbeitnehmers dar. Dieser Standpunkt wurde von dem Leiter der Landesfinanzauskunft im Steuervorbescheid Nr. 0113-KDIPT2-3.4011.1095.2021.1.NM vom 18. Februar 2022 bestaetigt. Dies hat zur Folge, dass die waehrend der Epidemie, SARS-CoV-2-Gefahr oder innerhalb von 3 Monaten nach ihrer Aufhebung gezahlten Betraege auch keine Beitragsbemessungsgrundlage darstellen (vgl. Interpretation der Sozialversicherungsbehörde Nr. DI/100000/43/283/2021 vom 20. Mai 2021).

Permanente Fernarbeit

Was aber, wenn die Arbeit im Homeoffice dauerhaft ist (d.h. auch nach dem Ende der epidemischen Notlage oder Epidemiegefahr und nach Ablauf von 3 Monaten nach ihrer Aufhebung ausgeuebt wird)? In einem solchen Fall sollte Art. 21 Abs. 1 Nr. 13 des Gesetzes vom 26. Juli 1991 ueber die Einkommensteuer (im Folgenden: EStG-PL) beruecksichtigt werden.

Nach dieser Bestimmung ist finanzielle Abgeltung fuer Geraete, Materialien oder Ausruestung, die Eigentum der Arbeitnehmer sind und von ihnen bei der Arbeitsleistung verwendet werden, einkommensteuerfrei.

Damit diese Befreiung Anwendung findet, muessen folgende Bedingungen zusammen erfuellt sein:

• die Abgeltung erfolgt in bar;
• die Höhe der Abgeltung sollte den Kosten entsprechen, die dem Arbeitnehmer entstanden sind (und dies erzwingt die Einfuehrung einer geeigneten Dokumentation);
• die Geraete, Materialien oder Ausruestung muessen Eigentum des Arbeitnehmers sein;
• die Geraete, Materialien oder Ausruestung, die dem Arbeitnehmer gehören, muessen von ihm bei der Ausuebung der Arbeit fuer den Arbeitgeber verwendet werden.

Wenn die oben genannten Bedingungen erfuellt sind, stellt die von dem Arbeitnehmer erhaltene Abgeltung fuer Fernarbeit zwar sein Einkommen aus dem Arbeitsverhaeltnis dar, aber es faellt unter die Einkommenssteuerbefreiung. Daher ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Einkommensteuer-Vorauszahlung in diesem Zusammenhang zu berechnen und an das Finanzamt abzufuehren. Eine solche Auffassung wurde u.a. in dem Steuervorbescheid Nr. 0114-KDIP2-2.4011.209.2022.1.IN des Leiters der Landesfinanzauskunft vom 2. Mai 2022 dargelegt.

Es ist jedoch zu beachten, dass die Schutzkraft eines Steuervorbescheids nur fuer dasjenige Unternehmen gilt, fuer welches dieser bestimmte Steuervorbescheid erlassen wurde. Deswegen wenn Sie als Arbeitgeber beabsichtigen, ein Homeofficemodell oder hybrides Arbeitsmodell in ihren Betriebsstaetten dauerhaft einzufuehren und dadurch zusaetzliche Leistungen an Arbeitnehmer zu zahlen (wie z.B. Kosten des Strom-. Heizung- und Wasserverbrauchs, oder die Nutzung eines privaten Internetanschlusses abzugelten), empfehlen wir Ihnen, einen Antrag auf Erlass eines Steuervorbescheids zu stellen. Bei Fragen oder Zweifeln betreffend dieses Thema stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfuegung.