RSM Poland
Languages

Languages

Kostenabgeltung bei fernarbeit vs. Einkommensteuer

In diesem Beitrag erfahren Sie:

  • was die Pflichten des Arbeitgebers im Zusammenhang mit der Fernarbeit des Arbeitnehmers sind;
  • ob die Leistungen, die dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der Fernarbeit gezahlt werden, zu versteuern sind;
  • was die Regeln für die Ausübung der Fernarbeit während der Pandemie und nach ihrem Ende sind.

Karolina BARTKOWIAK
Tax Supervisor bei RSM Poland

 

Wie wir in den früheren Beiträgen bereits angedeutet haben, sind in Zusammenhang mit der Verkündung der Corona-Epidemie-Notlage im Jahr 2020 auch die Bestimmungen des Gesetzes vom 2. März 2020 über Sonderlösungen zur Verhinderung, Abwendung und Bekämpfung von COVID-19, der anderen Infektionskrankheiten und der dadurch verursachten Krisensituationen (sog. Sondergesetz) in Kraft getreten. Zu den oben genannten Regelungen gehörte auch die Möglichkeit des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer anzuweisen, die Fernarbeit zu leisten. Diese Möglichkeit gilt nur während der epidemischen Notlage oder Epidemiegefahr sowie 3 Monate nach ihrer Aufhebung. Es ist jedoch zu beachten, dass Fernarbeit auch nach Ablauf der oben genannten Zeiträume geleistet werden kann, selbst aufgrund der Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuches (als sogenannte Telearbeit).

In diesem Zusammenhang bestehen zunehmend Zweifel bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern, ob etwaige Zulagen oder Entschädigungen, die dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit dem immer beliebter werdenden Homeoffice gezahlt werden (solche wie z.B. Kostenabgeltung für Nutzung eines privaten Internetanschlusses, den erhöhten Strom-, Wasser- oder Heizungsverbrauch) ein mit der Einkommensteuer zu versteuerndes Einkommen darstellen. Das Thema ist auch aus der Sicht ausländischer Unternehmen wichtig, die Arbeitnehmer in Polen beschäftigen.

Bei der Beantwortung dieser Frage ist zu berücksichtigen, in welchem Zeitraum Fernarbeit ausgeübt wird.

Fernarbeit während der epidemischen Notlage bzw. Epidemiegefahr und 3 Monate nach ihrer Aufhebung

Wie oben angegeben wurde kann die Fernarbeit während der epidemischen Notlage bzw. Epidemiegefahr und 3 Monate nach ihrer Aufhebung auf der Grundlage der Bestimmungen des Sondergesetzes ausgeübt werden. Wie aus Art. 3 Abs. 4 des Sondergesetzes hervorgeht, hat der Arbeitgeber die Geräte und Materialien, die für die Ausübung der Fernarbeit erforderlich sind, zur Verfügung zu stellen und eine solche Arbeit logistisch zu unterstützen. Der Gesetzgeber wies jedoch darauf hin, dass ein Arbeitnehmer Geräte oder Materialien verwenden darf, die nicht vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, sofern dies die Achtung und den Schutz vertraulicher Informationen und anderer gesetzlich geschützter Geheimnisse ermöglicht.

Die Vorschriften weisen also nur darauf hin, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer die für die Fernarbeit erforderlichen Geräte und Materialien zur Verfügung zu stellen. Dabei ist es irrelevant, wie das sichergestellt wird, d.h. ob es sich dabei um Sachleistungen oder um Barleistungen handelt, die für die Verwendung von Geräten und Materialien des Arbeitnehmers gezahlt werden.

Erfahren Sie mehr über SteuerberatungERFAHREN SIE MEHR

Daher ist davon auszugehen, dass die vom Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Arbeit im Homeoffice an den Arbeitnehmer gezahlten Zuschüsse (z.B. aufgrund erhöhter Kosten des Stromverbrauchs oder der Nutzung eines privaten Internetanschlusses) als Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Sondergesetz gelten. Daher stellen diese Beträge kein mit der Einkommensteuer zu versteuerndes Einkommen des Arbeitnehmers dar. Dieser Standpunkt wurde von dem Leiter der Landesfinanzauskunft im Steuervorbescheid Nr. 0113-KDIPT2-3.4011.1095.2021.1.NM vom 18. Februar 2022 bestätigt. Dies hat zur Folge, dass die während der Epidemie, SARS-CoV-2-Gefahr oder innerhalb von 3 Monaten nach ihrer Aufhebung gezahlten Beträge auch keine Beitragsbemessungsgrundlage darstellen (vgl. Interpretation der Sozialversicherungsbehörde Nr. DI/100000/43/283/2021 vom 20. Mai 2021).

Permanente Fernarbeit

Was aber, wenn die Arbeit im Homeoffice dauerhaft ist (d.h. auch nach dem Ende der epidemischen Notlage oder Epidemiegefahr und nach Ablauf von 3 Monaten nach ihrer Aufhebung ausgeübt wird)? In einem solchen Fall sollte Art. 21 Abs. 1 Nr. 13 des Gesetzes vom 26. Juli 1991 über die Einkommensteuer (im Folgenden: EStG-PL) berücksichtigt werden.

Nach dieser Bestimmung ist finanzielle Abgeltung für Geräte, Materialien oder Ausrüstung, die Eigentum der Arbeitnehmer sind und von ihnen bei der Arbeitsleistung verwendet werden, einkommensteuerfrei.

Damit diese Befreiung Anwendung findet, müssen folgende Bedingungen zusammen erfüllt sein:

  • die Abgeltung erfolgt in bar;
  • die Höhe der Abgeltung sollte den Kosten entsprechen, die dem Arbeitnehmer entstanden sind (und dies erzwingt die Einführung einer geeigneten Dokumentation);
  • die Geräte, Materialien oder Ausrüstung müssen Eigentum des Arbeitnehmers sein;
  • die Geräte, Materialien oder Ausrüstung, die dem Arbeitnehmer gehören, müssen von ihm bei der Ausübung der Arbeit für den Arbeitgeber verwendet werden.

Wenn die oben genannten Bedingungen erfüllt sind, stellt die von dem Arbeitnehmer erhaltene Abgeltung für Fernarbeit zwar sein Einkommen aus dem Arbeitsverhältnis dar, aber es fällt unter die Einkommenssteuerbefreiung. Daher ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Einkommensteuer-Vorauszahlung in diesem Zusammenhang zu berechnen und an das Finanzamt abzuführen. Eine solche Auffassung wurde u.a. in dem Steuervorbescheid Nr. 0114-KDIP2-2.4011.209.2022.1.IN des Leiters der Landesfinanzauskunft vom 2. Mai 2022 dargelegt.

Es ist jedoch zu beachten, dass die Schutzkraft eines Steuervorbescheids nur für dasjenige Unternehmen gilt, für welches dieser bestimmte Steuervorbescheid erlassen wurde. Deswegen wenn Sie als Arbeitgeber beabsichtigen, ein Homeofficemodell oder hybrides Arbeitsmodell in ihren Betriebsstätten dauerhaft einzuführen und dadurch zusätzliche Leistungen an Arbeitnehmer zu zahlen (wie z.B. Kosten des Strom-. Heizung- und Wasserverbrauchs, oder die Nutzung eines privaten Internetanschlusses abzugelten), empfehlen wir Ihnen, einen Antrag auf Erlass eines Steuervorbescheids zu stellen. Bei Fragen oder Zweifeln betreffend dieses Thema stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

ERFAHREN SIE MEHR
Abonnieren Sie unseren Newsletter, um über die wichtigsten rechtlichen, finanziellen und stuerrechtlichen Fragestellungen auf dem Laufenden zu sein!
Jetzt abonnieren