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Bequemes und schnelles e-KRS – neue Dimension der Registerverfahren

Zuzanna BRÓDKA
Corporate Advisory Assistant bei RSM Poland

Die Pläne für die Einführung des elektronischen Registerverfahrens vor dem Landesgerichtsregister (KRS) entstanden bereits 2018. Leider gilt solch ein Verfahren immer noch nur als ein Entwurf.

Nach dem Gesetz vom 26. Januar 2018 über Änderung des Gesetzes über das Landesgerichtsregister und einiger anderer Gesetze (GBl. 2018, Fn. 398) sollten die Einführungsvorschriften für Online-Registerverfahren zum 1. März 2020 in Kraft treten. Da das Justizministerium nicht imstande war, die entsprechende Infrastruktur für das IT-System S-24 rechtzeitig vorzubereiten, wurde die geplante Geltungsfrist der neuen Vorschriften mit dem Gesetz vom 13. Februar 2020 über Änderung des Gesetzes – Zivilprozessordnung und einiger anderen Gesetze auf 1. März 2021 verschoben. Immer noch reichte das jedoch nicht aus. Die voraussichtliche Frist für das Inkrafttreten dieser Änderung wurde mit dem Gesetz vom 21. Januar 2021 über Änderung des Gesetzes – Zivilprozessordnung und einiger anderen Gesetze auf 1. Juli 2021 erneut verschoben.  

Können wir tatsächlich erwarten, dass die vollständige Digitalisierung der vor dem Landesgerichtsregister geführten Verfahren zu unserem Alltag wird? In diesem Beitrag erläutern wir Ihnen die uns bevorstehenden Änderungen.

Alles deutet darauf hin, dass am 1. Juli 2021 polnische Gesellschaften auf eine neue Realität stoßen

Gemäß dem Verzeichnis der Verordnungsentwürfe, die auf der Webseite des Gesetzgebungszentrums der Regierung veröffentlicht sind, wird aktuell an dem Erlass von zwei Verordnungen des Justizministers gearbeitet, die zum Teil den Schleier lüften, wie das Online-Unternehmerregister (KRS) nach 1. Juli 2021 funktionieren wird. Es ist zu betonen, dass es nur Verordnungsentwürfe sind, also es kann sich noch viel ändern, bevor sie letztendlich in Kraft treten. Das soll zum 1. Juli 2021 passieren.

Änderungen, aber tatsächlich?

Der erste dieser Entwürfe ist die Verordnung des Justizministers über die organisatorischen und technischen Bedingungen für die Form der Anträge und deren Einreichung bei der Auskunftsstelle des Landesgerichtsregisters über das IT-System sowie über Abschriften, Auszüge, Bescheinigungen, Informationen, Unterlagen und Kopien von Schriftstücken, die den Antragstellern über das IT-System zugestellt werden, sowie über die Verwendung von Dokumenten und Kopien der in elektronischen Form ausgestellten Dokumente (Nummer im Verzeichnis: A386).

Mit diesem Verordnungsentwurf werden nicht viele neue Änderungen eingeführt. Er konzentriert sich auf die Anpassung der Definitionen der Verordnung vom 22. Dezember 2011 an die aktuell verwendeten. Ein Beispiel dafür ist die nähere Bestimmung der Definition für elektronische Signatur. Gemäß diesem Entwurf ist unter der elektronischen Signatur eine qualifizierte elektronischen Signatur, eine fortgeschrittene elektronischen Signatur und eine mit dem vertrauenswürdigen ePUAP-Profil bestätigte Signatur zu verstehen. Des Weiteren wurde die Bezeichnung „auf elektronischem Wege” an mehreren Stellen des Dokuments durch die Formulierung „über das IT-System” ersetzt. Diese beiden Fragen sind sehr wichtig, weil die Abschriften, Auszüge, Bescheinigungen und Informationen aus dem Register über das IT-System zugestellt und mit der elektronischen Signatur der befugten Mitarbeiters der Zentralen Auskunftsstelle versehen werden.

Gemäß dem Entwurf wird die Eingabe der vorgenannten Informationen, Dokumente und Kopien von Dokumenten von dem Katalog im IT-System bestätigt, indem ihr Eingabedatum unter der Adresse, die auf den entsprechenden Webseiten des Justizministeriums bereitgestellt ist, in dem Mitteilungsblatt für öffentliche Bekanntmachungen (BIP) angegeben wird.

Digitale Unterlagen und Zahlungen

Der zweite Entwurf, der unser Interesse weckt, ist die Verordnung des Justizministers zur Änderung der Verordnung über Art und Weise der Abgabe von Schriftsätzen über das IT-System für Gerichtsverfahren (Nummer im Verzeichnis: B563).

Dem Entwurf ist zu entnehmen, dass jede Person, die den Zugriff auf das IT-System haben möchte, ein Konto in diesem System erstellen muss. Es kann nur eine natürliche Person machen. Über dieses System wird man nicht nur die Anträge auf die Eintragung in das Landesgerichtsregister sowie andere Anträge stellen, sondern auch andere Schriftstücke an das Registergericht einreichen können. Der Begründung zum Gesetzesentwurf ist zu entnehmen, dass die Anträge und andere Schriftstücke über das IT-System nach der vorherigen Benutzer-Identifikation – sog. Authentifizierung – ergänzt werden sollen. Daraus geht also hervor, dass die Anträge, die als aktuelle Formulare gelten, in dem IT-System zur Verfügung stehen und via dieses System ergänzt werden. Darüber hinaus soll es das System ermöglichen, den „anderen Antrag” zu wählen, falls durch keinen der bereitgestellten die Einreichung des entsprechenden Antrags beim Online-Register nicht möglich wäre.

Bei der Einreichung von Unterlagen wird man jedem Antrag und Schriftstück die Anlagen beifügen und die Gerichtsgebühr entrichten können. Die Zahlung wird während der Einreichung des Schriftstücks über das IT-System möglich sein, indem der vom IT-System zur Verfügung gestellte Mechanismus genutzt wird, um sicherzustellen, dass das Verfahren zur Bezahlung des Schriftstücks unwiderruflich eingeleitet und der Gebührenzahler identifiziert wird.

Man kann das bargeldlos, per Bargeldtransfer oder unter Nutzung der elektronischen Kostenmarken tun – in dem letztgenannten Fall wird man dem Antrag einfach die Zahlungsbestätigung beifügen müssen. Alle diese Unterlagen müssen jedoch unbedingt digital sein.

Eine gute Nachricht ist dabei, dass gemäß dem Verordnungsentwurf die Anträge und andere Dokumente im IT-System von einer anderen Person als diese, die sie letztendlich unterzeichnen wird, erstellt werden können. Bedarf das jeweilige Schriftstück der Unterzeichnung von mehr als einem Geschäftsführer , dann muss jede zum Geschäftsführer bestellte Person dieses Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnen. Sie kann das von einem Profil oder von mehrerer Konten und Computer tun.

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Rolle des Notars im elektronischen Registerverfahren

Kraft Gesetzes vom 26. Januar 2018 über Änderung des Gesetzes über das Landesgerichtsregister und einiger anderer Gesetze wird der Notar ab 1. Juli 2021 verpflichtet sein, die Parteien der notariellen Urkunde über die Art und Weise der Antragstellung im Registerverfahren sowie über die Pflicht zur Angabe der Nummer der Ausfertigung bzw. des Auszugs in der Zentralen Ablage für Elektronische Ausfertigungen der notariellen Urkunden zu belehren, falls die notarielle Urkunde in ihrem Inhalt die Daten enthalten wird, die die Grundlage für die Eintragung in das Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters (KRS) bilden. Der Notar wird also verpflichtet sein, dem Unternehmer Anweisungen zu geben, wie die Änderungen im Online-Register anzumelden sind.

Somit wird es auch nicht mehr notwendig sein, die Kopien bzw. Scans der notariellen Urkunden, die die Grundlage für die Eintragung bilden, an das Gericht zuzustellen.

Elektronisches Registerverfahren vs. Handeln über Bevollmächtigten

Es ist bereits bekannt, dass mit dem Inkrafttreten einiger Vorschriften des Gesetzes vom 26. Januar 2018 über Änderung des Gesetzes über das Landesgerichtsregister und einiger anderer Gesetze den Gesellschaften zum 1. Juli 2021 die Möglichkeit sichergestellt wird, die Anträge via KRS-Online-System über einen Bevollmächtigen zu stellen. Leider ist das die einzige Information, mehr dazu weiß man nicht. Es ist jedoch anzunehmen, dass dieser Bevollmächtigte verpflichtet sein wird, über die qualifizierte elektronische Signatur zu verfügen und das diese Person ein professioneller Bevollmächtigter im Sinne der Zivilprozessordnung (KPC) vom 17. November 1964 (GBl. 2020, Fn. 1575) sein wird. Wer wäre also diese Person? Genauer gesagt kann ein Bevollmächtigter aufgrund der im Art. 87 § 1 KPC angegebenen Definition „ein Rechtsanwalt oder Rechtsbeistand und in Fällen der Umstrukturierung und des Konkurses auch eine Person sein, die eine Lizenz als Umstrukturierungsberater besitzt, sowie eine Person, die das Vermögen oder die Interessen der Partei verwaltet und eine Person, die in einem festen Auftragsverhältnis zu der Partei steht, wenn der Gegenstand des Falles unter diesen Auftrag fällt, ein Mitbeteiligter an der Streitigkeit, sowie ein Ehepartner, Geschwister, Verwandte in absteigender und aufsteigender Linie und Personen, die eine Adoptionsbeziehung zu der Partei haben“.

Es ist eine gute Nachricht für ausländische Unternehmer, denen diese Lösung in der Theorie ihren geschäftlichen Alltag erleichtern und die Vornahme der Änderungen an den Gesellschaften ermöglichen soll, ohne dass sie sich mit dem in der polnischen Sprache betriebenen IT-System vertraut machen müssen. Man weiß jedoch noch nicht, wie das in der Praxis funktionieren wird.

Elektronische Signatur als unerlässlicher Bestandteil der digitalen Revolution?

Der Digitalisierungsprozess der Unterlageneinreichung bei den polnischen öffentlichen Behörden begann schon 2018. Die Geschäftsführer der Gesellschaften mussten dann die Vergabe der qualifizierten elektronischen Signaturen bzw. vertrauenswürdige ePUAP-Profile beantragen, um die aufgestellten elektronischen Jahresabschlüsse unterzeichnen zu können. Das war aber nur der Anfang.

Die elektronische Signatur gewinnt immer mehr an Bedeutung und wird jetzt zu einem unerlässlichen Bestandteil des Registerverfahrens, das vor dem Landesgerichtsregister geführt wird. Ab 1. Juli 2021 wird jeder Geschäftsführer einer Gesellschaft oder Zweigniederlassung darüber verfügen müssen. Soweit alle gesellschaftsbezogenen Unterlagen elektronisch erstellt werden, dann sind einige davon von jedem Geschäftsführer mit der elektronischen Signatur zu unterzeichnen. Die elektronische Signatur wird auch für das Erreichen des Zugangs zum e-KRS erforderlich sein. Vermutlich wird sie nicht nur für die Unterzeichnung der einzureichenden Unterlagen, sondern auch als Zugangsschlüssel zum System verwendet.

Alle Personen, die die qualifizierte elektronische Signatur erteilt bekommen möchten, können gerne  unseren Beitrag zu diesem Thema lesen.

Zusammenfassung

Ab 1. Juli 2021 sind alle Anträge, welche die in das Unternehmerregister des KRS einzutragenden Rechtsträger, d.h. jegliche Gesellschaften und Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmen betreffen, ausschließlich über das IT-System zu stellen. Somit müssen alle Anträge und Unterlagen betreffend Eintragung jeglicher Änderungen ausschließlich elektronisch erstellt werden. Die in einer anderen Form eingereichten Unterlagen werden durch das Gericht zurückgegeben. In der Praxis werden also diese anderen Einreichungsformen unmöglich sein.

Trotz allmählich bereitgestellter Informationen bleiben der Aufbau und die Funktionalitäten des IT-Systems S-24 nach 1. Juli 2021 immer noch eine große Unbekannte. Zum Inkrafttreten der Vorschriften bleibt kaum ein Monat und wir hoffen nach wie vor, dass je näher dieser Tag kommt, desto mehr detaillierte Informationen zum e-KRS veröffentlicht werden.

Hoffentlich lassen sich diesmal tatsächlich alle Gesellschaften in die neue digitale Realität versetzen. Aller guter Dinge sind drei!

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