Składanie sprawozdań finansowych w e-KRS z udziałem zagranicznych członków zarządu

Od 15 marca 2018 roku obowiązuje nowy art. 19e. ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: KRS), na podstawie którego sprawozdania finansowe spółek powinny zostać złożone do KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości. Aby je skutecznie złożyć, muszą one zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP*.

W niniejszym alercie przybliżamy Państwu, jakie kroki należy podjąć, aby złożyć sprawozdanie finansowe w e-KRS, w szczególności w sytuacji, gdy członkami zarządu spółki są cudzoziemcy.

Stan obowiązujący od 15 marca do 30 września 2018 roku

Sprawozdania finansowe, obejmujące roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, odpis uchwał o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania oraz sprawozdanie z działalności, mogą nadal być sporządzane i podpisywane w wersji papierowej tak, jak funkcjonowało to dotychczas. Jednak w celu złożenia ich do KRS online muszą zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (dalej: podpis elektroniczny).

Stan obowiązujący od 1 października 2018 roku

Zgodnie z nowym art. 45 ust. 1f. ustawy o rachunkowości, począwszy od 1 października 2018 roku wszystkie sprawozdania finansowe będą sporządzane wyłącznie w postaci elektronicznej, w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej dostępnym na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz oczywiście opatrywane podpisem elektronicznym.

Podpis elektroniczny

Istnieją dwie możliwości uzyskania podpisu elektronicznego, działającego na terytorium Polski:

1. uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydawanego przez firmy certyfikacyjne;
2. uzyskanie potwierdzonego profilu zaufanego ePUAP, który zakłada się online (za pomocą internetowego konta bankowego) lub w punktach potwierdzających takich, jak różne urzędy i banki na terytorium Polski.

Z uwagi na fakt, że uzyskanie potwierdzonego profilu zaufanego ePUAP jest możliwe jedynie w przypadku posiadania numeru PESEL i wymaga osobistej obecności w Polsce w celu potwierdzenia tożsamości danej osoby, nie prezentujemy tutaj dalszych szczegółów, skupiając się na kwalifikowanym podpisie elektronicznym wydawanym przez firmy certyfikacyjne.

Kto powinien go uzyskać

W stanie prawnym obowiązującym do 30 września 2018 roku, podpis taki musi posiadać co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana tam jako członek organu uprawnionego do reprezentowania spółki lub wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Nie może to być zatem podpis prokurenta w spółce, gdyż składanie dokumentów w KRS nie stanowi czynności objętych prokurą (czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa). Co uczynić może przedsiębiorca, który nie posiada w składzie swego zarządu takiej osoby? Gdy wszyscy członkowie zarządu są cudzoziemcami, można uzyskać dla nich podpis elektroniczny nie powiązany z numerem PESEL, a z innym numerem identyfikacyjnym, wynikającym z ich dokumentu tożsamości.

W jaki sposób można go uzyskać

Na terenie Polski funkcjonuje obecnie kilka firm, którym zostały przyznane certyfikaty dostawców usług zaufania. Certyfikat taki uprawnia te podmioty do świadczenia usługi zaufania polegającej na wydawaniu kwalifikowanych certyfikatów (podpisów elektronicznych). Aby uzyskać podpis elektroniczny, należy podać szereg danych identyfikujących osobę wnioskodawcy (np. członka zarządu), wypełniając ankietę udostępnianą przez firmę certyfikacyjną. Następnie – już po wygenerowaniu podpisu – trzeba potwierdzić swoją tożsamość i odebrać oprogramowanie służące do składania podpisu.

Wprawdzie powszechnie preferowane jest osobiste spotkanie z pracownikiem firmy certyfikacyjnej (obecność w Polsce każdego członka zarządu uzyskującego podpis), jednak istnieje możliwość działania poprzez wysyłkę kurierską. Pojawia się wówczas konieczność poświadczenia tożsamości danej osoby notarialnie za granicą, z wymogiem uzyskania apostille na podpisanej umowie o wydanie podpisu elektronicznego lub innej legalizacji dokumentu, zależnie od miejsca sporządzenia aktu notarialnego. W przypadku przedkładania dokumentów sporządzanych w językach obcych, konieczne jest również ich przetłumaczenie na język polski przez tłumacza przysięgłego.

W jaki sposób składać sprawozdanie online (w e-KRS)

Również tutaj istnieją dwie możliwości działania:

1. złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych;
2. złożenie wniosku o wpis sprawozdania finansowego przez Portal S24.

W obu przypadkach należy założyć osobiste konto w systemie, podając dane osoby, która będzie składała sprawozdanie oraz autoryzować to konto poprzez złożenie podpisu elektronicznego właściciela konta. Różnice są jednak następujące.

Składanie sprawozdania finansowego w Repozytorium Dokumentów Finansowych jest bezpłatne i dostępne wyłącznie dla osób, posiadających podpisy elektroniczne powiązane z numerem PESEL. Stąd ten preferencyjny sposób składanie sprawozdania online nie jest dostępny dla cudzoziemców, nie posiadających nadanego numeru PESEL. Należy dodać, że sprawa nie jest rozpatrywana przez sąd merytorycznie, a sprawozdanie finansowe jest dodawane do Repozytorium niejako automatycznie (po zweryfikowaniu przez system jedynie prawidłowości podpisu elektronicznego oraz oświadczenia, że dołączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymogi przewidziane w ustawie o rachunkowości).

Składanie sprawozdania finansowego przez Portal S24 oznacza w istocie złożenie wniosku o wpis do KRS za pomocą formularza KRS-Z30, który jest dostępny online. Wniosek taki podlega opłacie w takiej samej wysokości jak dotychczas, tj. 140 zł łącznie (za przyjęcie dokumentów i ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym). Ponadto sprawa jest rozpatrywana merytorycznie przez sędziego referendarza i kończy się prawomocnym wpisem do rejestru przedsiębiorców KRS. Według informacji, które posiadamy na dzień dzisiejszy, to postępowanie jest dostępne dla cudzoziemców bez numeru PESEL, których podpis elektroniczny będzie powiązany z innym numerem identyfikacyjnym, wynikającym z dokumentu tożsamości.

Terminy i niepewność

Warto zauważyć, że opisane powyżej działania obejmują wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS. Należy zatem odpowiednio wcześnie zaopatrzyć się w podpis elektroniczny, by móc dopełnić ustawowych obowiązków i złożyć sprawozdanie finansowe w terminie 15 dni od jego zatwierdzenia. Termin ten to dla wielu spółek 15 lipca 2018 roku. Dopóki pierwsze podpisy elektroniczne nie powiązane z numerem PESEL nie zostaną złożone w e-KRS nikt nie zagwarantuje nam, że system zadziała prawidłowo. Sama obsługa złożenia wniosku online może zająć kilka dni roboczych, z uwagi na zaobserwowane dotychczas problemy z logowaniem, system dostępny wyłącznie w języku polskim, lub niespodzianki polegające przykładowo na tym, że dana osoba choć jest członkiem zarządu ujawnionym w KRS nie pojawia się na liście osób umocowanych do podpisu. Dlatego lepiej nie zostawiać w tym roku składania sprawozdań na ostatnią chwilę.

* Stan na dzień 19 kwietnia 2018 roku

W razie jakichkolwiek pytań lub potrzeby omówienia tematu, gorąco zachęcamy do kontaktu z naszym ekspertem Anną LEHMANN:

e-mail: ekspert@rsmpoland.pl

tel. +48 61 8515 766

fax +48 61 8515 786