Prowadząc wymianę handlową z kontrahentami z Unii Europejskiej, podmioty krajowe są zobligowane do wykonania dodatkowych procedur. Przed zawarciem pierwszej wewnątrzwspólnotowej transakcji podatnik ma na przykład obowiązek zarejestrowania się jako podatnik VAT-UE. Dokonuje tego poprzez złożenie formularza VAT-R lub samą jego aktualizację, uzyskując prawo do posługiwania się numerem VAT-UE, na który składa się jego NIP poprzedzony literami PL.
Samo zarejestrowanie się przedsiębiorcy jako podatnika VAT-UE nie jest jednak wystarczające, aby dopełnić wszystkich formalności. Organy podatkowe nałożyły na podmioty dokonujące wymiany wewnątrzwspólnotowej obowiązek okresowego składania informacji o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach, potocznie zwanej deklaracją VAT-UE. Czy jednak wszystkie transakcje między podmiotami z krajów członkowskich podlegają uzwględnieniu w deklaracji? Otóż nie do końca